Tanácsok közlönye, 1961 (9. évfolyam, 1-85. szám)

1961 / 80. szám

780 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 80. szám. tával, esetleg golyóstollal szabad bejegyezni. Ceruzával a határidő és azok az adatok jegyezhetők be, melyek az ügyirat későbbi, illetve irattári kezelése szempontjából érdektelenek. Ezeket a feljegyzéseket az ügyiratok irattárba helyezése előtt törölni lehet. 11. Törekedni kell a tömör, de világos tárgymegválasztásra. Pl. nem elég bejegyezni, hogy „Kiss Péter panasza", hanem meg kell jelölni, hogy az lakásügyi, kisajátítási stb. panasz. Rossz tárgymegjelölés pl.: „1058/1956. Korm. sz. határozat végrehajtása", „utalvány", „jegyzőkönyv" stb. Egy sorszámhoz csak egyszer kell bejegyezni a tárgyat. Ha az utasítás II. rész 7. pontjának második bekezdése szerinti ügycsoportban iktatnak, akkor az iratjegyzék minden egyes alszámán ,,a beküldő neve és lakcíme" megjelölésű rovatban a neveket, illetőleg a konkrét tárgyat fel kell tüntetni. 12. A határidőt az iktatókönyv e célra rendszeresített rovatában a hónap, nap (X. 14.) feltüntet tésével jelezni kell. A központi, illetőleg osztály-kezelőiroda részére a határidős iratok kezelésére célszerű rekeszes iratszekrényt készíttetni. Ahol kevés a ha-r táridős iratanyag, ott elegendő megfelelő számú irattartót felfektetni. 13. Minden iktatott iratot a kijelölt ügyintézőnek kell munkanaplóval átadni. Az elintézett ügyiratokat ugyancsak munkanaplóval kell a kezelőnek visszaadni. A munkanapló használatától a községi tanács vb. hivatali -szervezeténél kis létszám esetén el kell tekinteni. 14. Irattárba csak kiadmányozott, illetőleg irattári utasítással ellátott ügyiratot szabad helyezni. Irattárba helyezés előtt a kiadmányozott (visszamaradó) példányra „exp." jelzéssel fel kell jegyezni a postára adás napját és azt a kezelő kézjeggyel köteles ellátni. A kiadmányozott határidős ügyiratokat postázás után a határidős nyilvántartásba kell helyezni és a határidő leteltekor az ügyintézőnek be kell mutatni. 15. Az ügyintézők sem a határidős, sem a mar véglegesen elintézett, tehát irattárba helyezhető ügyiratokat nem tarthatják maguknál vissza. Hd egyes felsőbb rendelkezések hosszabb ideig történő visszatartása a napi munka érdekében indokolt, ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyre az ügyirat tárgya és száma mellett azt is fel kell jegyezni, hogy az ügyiratot ki tartja magánál. Ezután az ügyiratpótló lapot az ügyintéző által megjelölt időpontra vagy időpont megjelölés hiján az év végére határidőbe kell tenni. Ez esetben az iktatókönyv „határidő" rovatába az ügyirat viszszaadásának várható időpontját kell feljegyezni. Ezeket az iratokat az év végén feltétlenül le kell adni az irattárnak, tehát a következő évre átmenő határidőt megjelölni nem lehet. Ha az ügyiratra a következő évben is szükség van, akkor azt az irattárból a következő bekezdés szabályai szerint ki kell emelni. Ha valamely ügyiratot ideiglenesen emelnek ki az irattárból, úgy két példányban ügyiratpótló lapot kell kiállítani. Egy példányt az irattárba az ügyirat helyére, egy példányt pedig — az előző bekezdésben foglaltak szerint — határidős nyilvántartásba kell helyezni. Az ügyiratokat az ügyintézőnek munkanaplóval kell átadni, illetőleg tőle visszavenni. Nem kell az irattárba ügyiratpótlót helyezni, ha az ügyiratot véglegesen csatolják másik (pl. következő évben beérkezett) ügyirathoz. Ebben, az esetben az ügyiratok csatolását az iktatókönyvek megfelelő sorszámai alatt kölcsönösen jelezni kell. 16. Az iktatókönyvben tévedésből alszámra iktatás helyett több önálló számra iktatott, ugyan-* azon ügyre vonatkozó iratokat a legutolsó számon kell kezelni, a korábbi sorszámoknál pedig jelezni kell, hogy az iratok összekapcsolva mely sorszámon találhatók. 17. Ha egy ügyben több ügyfél szerepel, minden név kezdőbetűjénél tárgymutatózni kell. Ha a tárgymegjelölésben személy (jogi személy) név nem szerepel, tárgymutatózásra alkalmas vezérszóként az ügy lényegét legjobban kifejező szót kell kiválasztani. Ha több ilyen szó van, mindegyik szó kezdőbetűjénél tárgymutatózni kell. Pl. „Földművesszövetkezetek és termelőszövetkezetek közötti termelési kapcsolatok" tárgyat az „F" és a „T" betű alatt is tárgymutatózni kell. 18. A továbbítandó ügyiratok postázását időbelileg nem lehet elkülöníteni az irattározástól, illetőleg a határidős nyilvántartástól. Az irattárba, illetőleg a határidős nyilvántartásba helyezett ügyiratból feltétlenül ki kell tűnni a postázás napjának. Az ügyiratot az expediálás napján, de legkésőbb az azt követő napon irattárba, illetőleg határidős nyilvántartásba kell helyezni. 19. A központi irattárat az igazgatási osztály kezeli. Az igazgatási osztályvezető köteles kijelölni az osztály dolgozói közül azt a személyt, aki kizárólagosan kezeli az irattárat. A központi irat* tár kulcsát is a kijelölt személy őrzi. A központi irattárban idegen anyagot tárolni nem szabad. Dr. Kovács Tibor s. k., Kormány Titkárság Igazgatási Osztályának vezetője. Szerkeszti; Magyar orradalml Munkás-Paraszt Koxnanv Titkársága. Szerkesztésért felelősi Or. Kormos Géza. Kiadja: Magyar Közlöny Lapkiadó Vállalat. Kiadáséit felelős; Hegedűs L. Akos. — Terjeszti a Magyar Posta. 017168 '2 — Zrínyi Nyomda. Budapest.