ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 97

2.1. Definiranje dijelova obavijesnog pomagala Uz obvezne osnovne dijelove inventara (naslovnica, kazalo, opisi arhivskih jedinica sukladno normama, inventarni popisi arhivskih jedinica), definirani su dodaci (prilozi, indeksi, kazala, slike i dr.). Definiranje i unificiran izgled naslovne stranice i sadržajno i na razini grafičkog oblikovanja, do razine rasporeda podataka, tipa, boje i veličine fonta. Izraženi su zahtjevi vezani uz oblikovanje kazala kao hijerarhizirane cjeline koja bi, u idealnom slučaju, trebala predstavljati strukturu fonda. Dio Naputka koji se odnosi na arhivski opis svojom grafičkom obradom simulira i oprimjeruje izgled ovog dijela obavijesnog pomagala u ispisu. 2.2. Definiranje strukture centralnog dijela obavijesnog pomagala Analizom recentno izrađenih inventara iskristalizirala se činjenica kako samo u rijetkim slučajevima svojom strukturom reprezentiraju strukturu predmeta kojim se bave. Opcionalno, ponuđene su dvije mogućnosti: ona u kojoj se na početku hijerarhijski, sukladno arhivističkom načelu od općeg prema posebnome, nalaze arhivski opisi svih razina, a nakon njih popisi (Primjer /), i druga, u kojoj prema istome načelu iza opisa pojedine razine fonda slijedi popis, pa stoga i evidencijski i informacijski dio prati strukturu gradiva u fondu (Primjer 2). Naglašena je preporuka za korištenje drugog načina strukturiranja inventara. Primjer 1: Opis fonda Opis serije 1 Opis podserije 1.1. Opis podserije 1.2. Opis serije 2 Opis podserije 2.1. Opis podserije 2.2. Popisi gradiva Popis podserije 1.1. Popis podserije 1.2. Popis podserije 2.1. Popis podserije 2.2. Primjer 2: Opis fonda Opis serije 1 Opis podserije 1.1. Popis podserije 1.1. Opis podserije 1.2. Popis podserije 1.2. Opis serije 2 Opis podserije 2.1. Popis podserije 2.1. Opis podserije 2.2. Popis podserije 2.2. Uz kriterije i preporuke, za olakšanje donošenja odluke o odabiru strukture, definirali smo osnovno pitanje na koje treba odgovoriti prije nego što se donese odluka o strukturi: Na koji su način sve informacije o pojedinoj arhivskoj jedinici najlakše dostupne korisnicima? Analiza strukture istaknula je primjere pokušaja da se »strateškim raspoređivanjem« elementa opisa Veze, pa čak cijelim dijelovima obavijesnih pomagala, poput kazala i indeksa, kompenziraju propusti u izradi strukture obavijes-