ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 81
12. U evidenciju tekućih rješenja upisuju se datum i učinjene radnje. Evidencija se čuva do dolaska svih rješenja. Svaki se ponedjeljak navedena evidencija predaje činovniku prijemnog ureda na brisanje onih brojeva koji su riješeni. Navodi se i njihov ukupni broj kako bi se mogao izraditi iskaz za prošli tjedan. 13. Prema čl. — najviše uredbe od — višim se oblastima šalju izvodi urudžbenih zapisnika Prezidijalnog ureda i to početkom svakog novog mjeseca, a činovnik prijemnog ureda brine da se izvodi za prethodni mjesec višim oblastima predaju najkasnije do 10. tekućeg mjeseca. 14. Svake subote voditelj urudžbenog zapisnika Prezidijalnog ureda ili opunomoćeni činovnik sve brojeve predmeta (s kratkim sadržajem svakog predmeta) koji nisu razvedeni, popisuje u posebnu evidenciju i to prema imenima referenata kojima su bili dodijeljeni na rješavanje. Evidencija se uz potpis voditelja urudžbenog zapisnika dostavlja referentu ili koncipisti radi poticaja bržeg rješavanja. Ako i tada predmeti nisu odmah riješeni, tajnik Prezidijalnog ureda navedene evidencije najkasnije treći dan nakon njihove izrade daje na uvid guverneru, koji tada odlučuje o sastavljanju pismene požurnice. 15. O rokovima sadržanim u podnescima voditelj urudžbenog zapisnika ili opunomoćeni činovnik izrađuje evidenciju na razini odjela, koja se svaki tjedan ponedjeljkom daje na uvid predstojnicima odjela radi ispunjavanja rubrika o rješavanju predmeta. Dospjeli se rokovi naznačuju olovkom, kako bi se referente upozorilo ili podsjetilo na izradu izvješća ili sastavljanje zabilješke s opravdanjem u rubrici napomene. U izvješću je potrebno navesti barem trenutačno stanje obrade i je li sastavljena požurnica. 16. Čim su predmeti u urudžbenom zapisniku razvedeni, voditelj urudžbenog zapisnika dužan ih je predati registraturi. V. Prijepis i otpravljanje spisa 1. Svi predmeti koje je tajnik Prezidijalnog ureda predao ekspeditu, trebali bi biti poslani sa sljedećom poštom, a za oblasti u Zadru, otpravljanje ne bi smjelo prijeći rok od 2x24 sata. 2. Ako ekspeditor sam ne stigne obaviti posao, pomože mu registrator, pri čemu predstojnik pisarnice brine o tome da registrator ne zapostavi svoje glavne dužnosti. 3. U slučaju povećanja opsega poslova prijepisa, tajnik Prezidijalnog ureda može odobriti da za neke predmete koji ne zahtijevaju tajnost, prijepise izradi činovnik vladinog ekspedita, o čemu odlučuje ravnatelj pomoćnih ureda ili predstojnik ekspedita. 4. Brojeve spisa predanih na prijepis upisuje predstojnik pisarnice u posebnu evidenciju prema referentima zaduženim za prijepis. Brojevi se prepisanih spisa brišu kod sravnjivanja. Pri tome je potrebno osigurati nadzor brzine otpravljanja. 5. Ekspeditor najprije provjerava sadrži li spis potpis prezidijalnog vijećnika ili guvernera, odgovara li broj spisa onome u konceptu, jesu li mu priloženi svi prilozi i
