ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 125

podataka vezanih i izravno na popise. Naime, kao stoje znatno lakše i brže prebaciti tablicu u tekst nego obratno, tako je i lakše i brže izraditi aplikaciju za već pripremljene i strukturirane zapise, nego što je napuniti praznu bazu podataka upisima. Uz dosljedno provođeno indeksiranje na temelju plana sređivanja, dodatni poslovi bi, kada se ispune materijalni, organizacijski i kadrovski preduvjeti za izradu baza podataka, trebali biti relativno malog opsega. 3. Procedure i dokumentiranje vrednovanja obavijesnih pomagala Obavijesna pomagala izrađena u protekloj godini izrađivač prilaže godišnjem izvješću o svome radu, a sva nastala unutar iste kalendarske godine zajedno se u utvrđenom i dokumentiranom postupku primopredaje dostavljaju iz Odjela za sređivanje i obradu arhivskog gradiva u Odjel za dokumentacijsko-informacijske poslove, do dovršetka postupaka vezanih uz evidentiranje sadržaja i oblika obavijesnih pomagala. Postupak vrednovanja obavijesnih pomagala provode zasebno najmanje dva člana Stručnog vijeća, a pojedinačne ocjene se, sukladno kriterijima unutar kojih je jasno određen stupanj odstupanja, dokumentiraju na za to izrađenim obrascima. U suštini, radi se o internom provedenom obliku recenziranja. Konačnu ocjenu, prema prijedlozima iznesenim na obrascima, donosi Stručno vijeće, koje, sukladno ocjeni određuje kako status vrednovanog obavijesnog pomagala, tako i postupke vezane uz eventualne naknadne izmjene. Po izvršenom postupku vrednovanja i ocjeni Stručnog vijeća vezanoj uz status obavijesnog pomagala, izrađuje se službena zabilješka, kojoj su priloženi prijedlozi uneseni na Obrazac, a ova se dokumentacija, zajedno s obavijesnim pomagalom na koje se odnosi trajno, u dokumentacijske svrhe, ulaže u dosje fonda. U Upisniku obavijesnih pomagala DAPA registrira se utvrđeni status obavijesnog pomagala te podaci o razvođenju obveznih primjeraka aktivnih obavijesnih pomagala. 4. Zaključak: dosadašnji učinci vrednovanja obavijesnih pomagala Vezano uz uvodno spomenutu percepciju svih spomenutih uloga u kojima možemo promatrati obavijesna pomagala, a kada se radi o inventarima, postupci vrednovanja na subjektivnom su planu podigli razinu svijesti o tome kako je izrada inventara najkompleksnija autorska i stručna sinteza informacija nastalih na temelju dokumentiranja svih postupaka vezanih uz gradivo arhivskog fonda ili zbirke. Najhitniji učinak vrednovanja odnosi se na utvrđivanje mjesta nastanka, oblika, sadržaja i načina evidentiranja, kolanja i pohrane dokumentacije o arhivskom gradivu. Ne manje bitno, dokinuli smo spomenutu percepciju obavijesnih pomagala kao »dokumenata za internu uporabu« nejasnog statusa cjelovitosti i dovršenosti. U kontekstu poslovica Vrline su tajne, a mane javne i Dobar glas daleko se čuje (a loš još dalje), vezano uz pojedina obavijesna pomagala kojima je, zbog ishoda vrednovanja, dodijeljen pasivni status i prije nego što su uopće kročila u Čitaonicu DAPA, radi se obliku kontrole štete, koji će se, dugoročnije, vjerojatno dijelom otkloniti primjenom spoznaja vezanih uz vrednovanje kompetencija i izradom modela za planove sređivanja i strukturu obavijesnih pomagala za pojedine grupe fon-