ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 121
cjelinu popisanog gradiva. 41 Odstupanje od ovih zahtjeva dosljedno je prilikom vrednovanja ocijenjeno kao osobito veliko. Sukladnost s pravilima arhivističkog popisivanja - oblikovanje informacija U cjelini, kvalitetan popis je onaj koji s obzirom na specifičnosti gradiva i vrstu obavijesnog pomagala u najboljem omjeru zadovoljava i evidencijske i informacijske zadaće, odnosno onaj koji je u stanju osigurati potrebnu količinu informacija i arhivistima u svakodnevnom radu s arhivskim gradivom i korisnicima. Pri vrednovanju kvalitete popisa kao nositelja evidencijskih zadaća trebalo bi zasebno razmotriti kako kakvoću popisnog načina oblikovanja informacija, tako i načine na koji je u popisima predstavljena struktura fonda te usklađenost s vrstom obavijesnog pomagala. Kada se radi o popisnom načinu oblikovanja informacija, analiza popisa provedena na samom početku procesa vrednovanja, 2004. godine, utvrdila je kako dio izrađivača popisa prilikom izrade strukture popisa informaciji o arhivističkim jedinicama pretpostavlja informacije o tehničkih jedinicama ili su unutar strukture popisa kronološki podaci pretpostavljeni sadržajnima. Valja naglasiti kako je ovakva uspostava prioriteta dijelom naslijeđena ili preuzeta iz načina izrade popisa u starijim obavijesnim pomagalima. 42 Odnos između podataka i informacija na radikalan način ' Prilikom analize sadržaja opisnog dijela nekih »starijih« inventara susreli smo se s navodima koji korisnika upozoravaju daje izrađivač popisao samo dio gradiva pojedine serije, jer je osobito bitan te je dodatno naveo opće predmetne odrednice koje pobliže određuju ostatak, odnosno nepopisano gradivo. Premda se, u kontekstu struke, ovakav kriterij u potpunosti može odbaciti jer nije arhivistički, u suštini se, s informacijske strane, ipak radi o pristupu u kojem je korisnik upozoren da nisu iskazani podaci o cjelini gradiva. Problematičnima su ocjenjena ona obavijesna pomagala čiji izrađivači nisu imali potrebu o ovakvim svojim postupcima obavijestiti korisnika. Premda ovlasti arhivista ne obuhvaćaju postupke s tako dalekosežnim posljedicama vrednovanja sadržaja kao što je uskraćivanje informacije, izrađivač popisa može segmentirati informacije tako da popisno budu iskazane u većem ili manjem stupnju razrade (sumarno ili analitički). Ovakva odluka mora biti donesena na temelju potvrđenih spoznaja o učestalosti korištenja određene cjeline gradiva ili na temelju visokog stupnja sigurnosti pri pretpostavci onog dijela gradiva koje će se više koristiti u budućnosti. 12 Premda su tipovi arhivskih obavijesnih pomagala razrađeni u nacionalnoj praksi već 70.-ih godina (vidi i bilješku 34), a člankom 22 Pravilnika o evidencijama u arhivima su na nacionalnoj razini i fiksirane već uvriježene vrste obavijesnih pomagala (pregledi arhivskih fondova i zbirki, arhivski vodiči, inventari, regesta i arhivski popisi), nije moguće ignorirati činjenicu kako se način oblikovanja pojedinih vrsta obavijesnih pomagala promijenio, premda se same vrste obavijesnih pomagala, formalno, nisu. U tom bi smislu posebno bila zanimljiva analiza strukture i formalne distribucije informacija u obavijesnim pomagalima iste razine i iste vrste s dijakronijskog aspekta (primjerice usporedba temeljnih razlika između sumarnih inventara arhivskih fondova iz 1970-ih i 2000-ih godina). Kada se radi o opisivanju, dio razlika svakako je posljedica normizacije arhivskih opisa, a razlike u popisivanju većim su dijelom generirane iz drugačije uspostave prioriteta u redoslijedu navođenja informacija vezanih uz sadržaj arhivskih jedinica i informacija o pohrani i dohvatu. No, iako se radi o zasebnoj i opširnoj temi, njena privlačnost dijelom proizlazi kako iz mogućnosti detaljnije analize upliva drugih disciplina u postupke arhivističke obrade (komunikacijskih i informacijskih znanosti), tako i iz analize učinka znatno modificirane definicije korisnika i korisničkog okruženja, koje je, u odnosu na tradicijske koncepte pojedinih nacionalnih arhivističkih praksi, znatno prošireno.
