ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 113
jerak inventara u obliku knjige ima za ustanovu značenje službenog dokumenta pa mora stoga na kraju biti opskrbljen uobičajnom klauzulom. Taj primjerak ne daje se istraživačima i čitačima na upotrebu. Za praktične potrebe treba ga umnožiti u više primjeraka ili u obliku kartoteke. Uputstvo o vođenju evidencije u arhivima iz 1963. godine, kao niti važeći Pravilnik o evidencijama u arhivima ne reguliraju pitanje upravljanja ovim evidencijama. Do 2004. godine DAPA nije centralizirano pohranjivala obavijesna pomagala već su ona bila odlagana u radnim sobama djelatnika Odjela za sređivanje i obradu arhivskog gradiva i tek prema potrebi u Čitaonici te je postojao tek okviran pregled nad ukupnom količinom i cjelovitosti ovog dijela naše dokumentacije o arhivskom gradivu. 30 Upravo uslijed neprikladne skrbi, dio obavijesnih pomagala DAPA pretrpio je tijekom svoga životnog ciklusa promjene, počesto na vlastitu štetu. Jedan od razloga ležao je u njihovom pogrešno interpretiranom statusu »internih dokumenata«, uslijed čega nisu registrirani u pisarnici, nije praćeno njihovo kolanje i nije određen način njihove pohrane. Drugo, postupci vezani uz upravljanje obavijesnim pomagalima u statusu internih dokumenata su, u odnosu na upravljanje predmetnim spisima koji su se evidentirali kroz urudžbeni zapisnik, na razini organizacijskih jedinica shvaćeni znatno komotnije, i, nažalost, ponekad maćehinski. Budući da se inventari, popisi, regesta, vodiči i dr. publiciraju tek iznimno, a izrada preslika za potrebe korisnika je zapriječena Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva te kako se praksa dostave Hrvatskom državnom arhivu u pravilu poštovala tek u sklopu dostave rada Povjerenstvu za stručne ispite u arhivskoj struci, status ovih dokumenata postupno je degradirao iz »dokumenata za internu uporabu« u »dokumente za upotrebu pri radu« i dalje - najproblematičnije - u trajno radni materijal, na koji je, na kraju, zbog nejasnog statusa cjelovitosti i dovršenosti, nemoguće dosljedno primijeniti kriterije vrednovanja. 31 Iz 1998. godine sačuvan je pokušaj izrade bibliografije obavijesnih pomagala DAPA-e, koja je danas unatoč nepotpunosti vrlo vrijedan izvor podataka o stanju zbirke obavijesnih pomagala prije točno 10 godina. Bibliografija navodi ukupno 913 obavijesnih pomagala, razvrstanih po vrstama (sumarni inventari, popisi imenična kazala te vodiči i matični listovi), a unutar toga po razdobljima unutar kojih su nastala. Radi se o dokumentu koji je izradila kolegica Ljiljana Radaljac, vjerojatno za interne potrebe, a koji nije službeno registriran. Bibliografija je u Odjel za dokumentacijsko-informacijske poslove pristigla na jednoj od disketa na kojima su bili pohranjeni dokumenti usnimljeni prije nego stoje, 2002. godine, otpisano računalo. Zahvaljujući kolegici Radaljac, koja je otišla u mirovinu prije nego što je većina danas zaposlenih arhivista započela raditi u DAPA-i, arhiv nije samo bogatiji za informacije sadržane u radu koji će jednom, kada se izradi opis ove zbirke, u Povijesti zbirke biti naveden kao njeno prvo obavijesno pomagalo izrađeno u arhivu. Pravo bogatstvo koje je iza sebe ostavila kolegica Radaljac odnosi se na nepisani i ljudski dio poruke kako raditi stručne poslove: tako da te se oni koji će doći kasnije prisjete svakodnevno i sa velikom zahvalnošću, iako te nikada nisu upoznali. Pojava dvostrukih mjerila koja se odnose poslove koji su vezani uz zaštitu gradiva, a primjenjuju se zavisno je li arhiv objekt vrednovanja stručnih postupaka vezanih uz gradivo ili subjekt vrednovanja postupaka drugih stvaratelja, spomenuta je i na II. Kongresu hrvatskih arhivista: U stručnom je i moralnom smislu pak i te kako dvojbeno da arhivski odjeli za nadzor nad pismohranama izdaju rješenja i nalažu mjeru obveznoga sređivanja i popisivanja imateljima na terenu z.a gradivo koje posjeduju, a da se istodobno u arhivima ne vodi dostatna briga o gradivu u nekim spremištima. Vidi: Lučić, M. Kada popis postane inventarom. Izlaganja s 2. kongresa hrvatskih arhivista: arhivi i drušh'o - iz.az.ovi suvremenog doba.
