ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 111

odstupanja i od potpunosti i od točnosti. U većini sadržaja uočene su formulacije koje upućuju na pogrešne interpretacije uvjeta dostupnosti. Tako smo iz sadržaja ovog elementa obavijesnih pomagala koja se odnose i na gradivo koje sadrži osobne podatke te se stoga primjenjuju zaštitne odredbe kako je takvo gradivo dostupno 70 godina od svoga nastanka ili 100 godina od rođenja osobe na koju se odnose, odnosno ranije tek u iznimnim slučajevima te u okviru propisane procedure, u nezanemarivom broju slučajeva pronašli odredbu kako gradivo nije dostupno. S druge strane, unatoč jasnom 51. 10 Pravilnika o korištenju arhivskoga gradiva koji kaže da se korištenje arhivskoga gradiva može privremeno uskratiti ako je oštećeno, u dijelu obavijesnih pomagala čiji su opisi unutar elementa Tvarne značajke i tehnički uvjeti jasno isticali gradivo u vrlo visokom stupnju oštećenosti, unutar elementa Uvjeti dostupnosti nije istaknuta informacija kako je taj dio gradiva u zaštitne svrhe, do dovršetka restauracije, privremeno nedostupan. Ovakve terminološke razlike koje utječu na interpretaciju pravnog statusa gradiva (iznimno dostupno/privremeno nedostupno) nisu nebitne, tim više što su izrađivači obavijesnih pomagala mahom isti oni kojima je pri poslovima sređivanja i obrade arhivskoga gradiva pripala i odgovornost za tumačenje znatno starijih pravnih odredbi, za koje su dodatna tumačenja dostupna tek iznimno. Uz navođenje potpunih i točnih informacija koje se temeljem pravnih odredaba primjenjuju na gradivo fonda te pojašnjenje uvjeta dostupnosti, Naputak je dodatno postavio zahtjev da se uvjeti dostupnosti, a koji se odnose na zaštitu osobnih podataka istaknu i u popisima arhivskih jedinica, zasebno kod svake jedinice na kojoj se primjenjuju. Dodatno, u istim je slučajevima određena obveza isticanja uvjeta dostupnosti i na tehničkim jedinicama u kojima je gradivo pohranjeno u spremištu. Odredbe koje se odnose na ograničenje dostupnosti ne zahvaćaju samo bazu trokuta (arhivsko gradivo - arhiv, kao ustanova), već i njezin vrh - korisnike. Budući da se njihov zaštitni karakter odnosi podjednako i na arhivsko gradivo i na arhiv (u slučaju da na temelju neiskazivanja obavijesti o ograničenjima učini gradivo dostupnim) i na korisnike (ukoliko krivom interpretacijom izrađivača dobiju netočnu ili nepotpunu informaciju), u svim slučajevima odstupanja su dosljedno vrednovana kao osobito velika. Tvarne značajke i tehnički uvjeti Analize su pokazale kako izrađivači tek u iznimnim slučajevima u sadržaj obavijesnih pomagala uključuju podatke o mikrofilmiranom ili digitaliziranom gradivu. Slično kao kod elemenata Odabiranje, izlučivanje, rokovi čuvanja i Dopune, preduvjet kvalitete sadržaja unutar elemenata Tvarne značajke i tehnički uvjeti predstavlja kvalitetna interna komunikacija među ustrojbenim jedinicama arhiva (Odjel za sređivanje i obradu arhivskog gradiva i Odjel za zaštitu arhivskog gradiva, restauraciju, konzervaciju i mikrofilmiranje) te skrbnicima spremišta za konvencionalno i nekonvencionalno gradivo. Naputkom je preporučeno da sadržaj ovog elementa opisa uz jasne i pregledne informacije o tvarnim značajkama i tehničkim uvjetima iskažu i podaci o oštećenom gradivu (na razini fonda općenito, a unutar opisa pojedinih arhivskih jedinica razra-