ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 104
završava kao radni materijal pospremljen u ladicu, na Stručnom vijeću smo tek tada, sredinom 2006. godine, utvrdili procedure pri zahvatima u gradivu koje odmah po izvršenju zahtijevaju izradu službenih zabilješki te način kolanja i pohrane ovog dijela dokumentacije o gradivu. 16 Neočekivano, zahtjev povećanjem opsega »papirologije« dočekan je pozitivno. Naime, svi koji rade na sređivanju fondova znaju da, kao i kod ljudi, »background« fondova uvjetuje njihov karakter. Kada se radi o »sudaru« gradiva i arhivista, tvrdnja da fondovi dosljedno pamte, a arhivisti nešto rjeđe, uglavnom se na našem primjeru pokazala točnom. S obzirom da je činjenica kako se najteže suočiti s fondom koji je unutar arhiva već »pretrpio« nekoliko različitih i nedokumentiranih »sređivanja«, »istraživanja«, izdvajanja gradiva ili spajanja gradiva drugih fondova ujedan, obično tijekom duljeg vremena i bez popratne dokumentacije, u svakodnevnom radu isticana vrlo često, učinci odluke o proširenju područja dokumentiranja na subjektivnom su planu smanjili količinu nelagode pri izradi sadržaja ovog dijela arhivističkog opisa. Ujedno, kako je težina sređivanja i opisivanja bila uvjetovana prethodnim »sređivanjima« te se dijelom projicirala i na opće kriterije vrednovanja i izrade obavijesnog pomagala, Stručno vijeće je, barem za buduća sređivanja, ovakvom odlukom otklonilo mogućnost da opći kriteriji vrednovanja sređivanja i izrade obavijesnih pomagala budu obojeni argumentima koji nisu određeni suvremenim stručnim kontekstom. Naputkom-je utvrđen osnovni set podataka, 17 a sva odstupanja su u skladu s dogovorenim kriterijima ocijenjena kao velika. Ih Izrađena dokumentacija nastala na temelju procedura i postupaka vezanih uz arhivsko gradivo pohranjuje se u pismohrani DAPA, ali i u Odjelu za informacijsko - dokumentacijske poslove unutar dosjea fondova. Od 2006. godine uz dosjee fondova u digitalnom obliku vodi se Upisnik dosjea fondova, unutar kojeg su, objedinjeni signaturom fonda, prema kategorijama formiranim na temelju sadržajnih cjelina upisuju dokumenti uloženi u dosjee pojedinih fondova. Pojedini zapisi u Upisniku dosjea povezani su hipervezom s dokumentima na koje se odnose, ukoliko su ti dokumenti dostavljeni također i u digitalnom obliku. Dosjei fondova se izvan Odjela posuđuju uz revers. 17 Naputak donosi: Povijest fonda treba sadržavati sve podatke koji su vezanu uz. skrb nad gradivom. Osnovni podaci su: 1. PODACI O SVIM PROMJENAMA U SKRBNIŠTVU NAD FONDOM: uz. nazive imatelja gradiva treba navesti osnovu preuzimanja od stvaratelja ili razlog preuzimanja gradiva, vremenski raspon unutar kojeg je o gradivu skrbio pojedini imatelj te promjene vezane uz. gradivo u vrijeme dok je o njemu skrbio pojedini imatelj. 2. PODACI O EVENTUALNOM DIJELJENJU FONDA U VIŠE CJELINA IZVAN ARHIVA, ODNOSNO NA VIŠE IMATELJA, te podatke o gradivu fonda koje se nalazilo kod svakog pojedinog imatelja. 3. PODACI O SPAJANJU FONDOVA, ODNOSNO IZDVAJANJU GRADIVA FONDA IZ VEĆE CJELINE: ukoliko je fond koji opisujemo tijekom svoje povijesti bio dio veće cjeline gradiva (drugog fonda ili zbirke) tada ćemo to navesti. Dobro je korisnika uputiti na element opisa Dodatni izvori (vidi...), u kojem ćemo navesti identifikacijske podatke o cjelini iz. koje je fond izdvojen. 4. PODATAK O CJELOVITOSTI GRADIVA. Ukoliko nije sačuvana cjelina gradiva, treba korisniku ukratko navesti razloge, ukoliko se mogu rekonstruirati s dovoljno velikim stupnjem vjerojatnosti. 5. PODACI O IZLUČIVANJIMA gradiva tijekom vremena dok je o njemu skrbio stvaratelj ili imatelj(i). Ovdje je dovoljno navesti kako je u određenom razdoblju povijesti bilo izlučivanja gradiva iz. fonda (ovlašteno/odobreno, odnosno neovlašteno/neodobreno), s time da se zatim korisnika uputi na element opisa Odabiranje, izlučivanje i rokovi čuvanja (vidi...).
