ARHIVSKI VJESNIK 50. (ZAGREB, 2007)
Strana - 12
napravljena je dorada aplikacije, tj. izrađena je i mogućnost zasebnog upisa podataka za potrebe Pregleda, njihova automatska povezanost s podatcima u Registru arhivskih fondova i zbirki, dodane su rubrike za opis arhivskoga gradiva u drugim arhivima i ustanovama teje izrađen poluautomatski sustav za indeksaciju podataka. Stručne osnove i Pregleda i Registra zajedno su razradili Josip Kolanović, Melina Lučić i Vida Pavliček, a računalnu aplikaciju izradili su Tomislav Ćepulić i Suzana Grubešić. Od početka 2003. godine pojačano se pristupilo prikupljanju i uređivanju podataka na razini potrebnoj za Pregled, kako onih pohranjenih u arhivima tako i onih u izvanarhivskim ustanovama. Krajem 2004. po svim državnim arhivima određeni su koordinatori za prikupljanje i obradu podataka. U okviru pripreme i upisa podataka za Pregled ažurirani su postojeći i prikupljeni novi podatci o arhivskome gradivu u arhivima; arhivi su konačno utvrdili svoj sustav matičnih brojeva, jedinstveni ili po sabirnim centrima, odnosno odjelima, izvršena je podjela iskaza svih arhiva prema unutarnjoj strukturi ustanova, tj. posebno su iskazani svi arhivski sabirni centri, odnosno odjeli; prikupljeni su i ažurirani podatci o arhivskome gradivu koje se čuva u nearhivskim ustanovama tzv. arhivima izvan arhiva. Za najstarije i najvažnije arhivske fondove pojedinih arhiva, prema izboru koji su napravili sami arhivi, prikupljeni su iskazi serija. Prema danim uputama prikupljena je bibliografija radova svake pojedine arhivske ustanove, izrađeni su uvodni tekstovi za arhivske ustanove, sabirne centre i odjele te za pojedine ustanove imatelje arhivskoga gradiva. U tijeku opisa podataka izvršena je manja razmjena arhivskoga gradiva između pojedinih područnih državnih arhiva i razmjena pojedinih skupina fondova između Hrvatskog državnog arhiva i područnih državnih arhiva. Prikupljene podatke obradili su i redigirali Josip Kolanović i Vida Pavliček. Redigirani podatci s upitima i napomenama te uputama za rad slani su arhivima na uvid, a povratne dopune i ispravci unošeni su u tekst ispisa. Ovaj postupak ponovljen je u nekoliko navrata od 2003. do 2005. U ovom obimnom radu na prikupljanju podataka surađivali su po našim arhivima brojni arhivski djelatnici bez čije suradnje ovaj veliki posao ne bi bilo moguće učiniti. Konačni tekst rukopisa predan je Hrvatskome državnom arhivu, kao nositelju ovog projekta, 3. veljače 2006. godine. Na završnoj pripremi teksta za objavljivanje i izradi kazala, u suradnji s Josipom Kolanovićem i Vidom Pavliček, od travnja 2006. godine radili su Melina Lučić, Vlatka Lemić i Nikolina Krtalić, a na obradi bibliografije Branka Kesegić. zbirke, granične godine stvaratelja (koliko su bile poznate), granične godine gradiva, podatci o količinama u tehničkim jedinicama i dužnim metrima te podatci o obavijesnim pomagalima. Treba napomenuti da je aplikacija zamišljena prvenstveno kao privremeno pomagalo za opis arhivskoga gradiva dok se ne dovrši projekt Arhivski informacijski sustav Republike Hrvatske s time da se ta privremena aplikacija trebala što lakše migrirati u cjeloviti informacijski sustav.
