ARHIVSKI VJESNIK 49. (ZAGREB, 2006)
Strana - 50
Već na prvoj strani košuljice nastavno se pisao odgovor, odnosno koncept izlaznog spisa. 28 Odmah po urudžbiranju od spisa su odvajani veći prilozi, uz čuvanje veze s urudžbenim brojem, a čuvani su kao konvoluti (»konvoluten«). 29 Odlikom sustava bilo je i izvještavanje o poslovanju putem skontro-knjige, što je bilo propisano uputom Ministarstva unutarnjih poslova, a interno je bilo uređeno posebnim naputkom (»Präsidial Erinnerung«) koji je 11. siječnja 1855. potpisao ban Jelačić. Ono je bilo ugrađeno i u Kremserov naputak o vođenju uredskog poslovanja iz 1857. 30 Skontro-knjige trebale su poslužiti nadziranju učinkovitosti poslovanja, tj. ažurnosti u rješavanju predmeta u pojedinim uredima. Podaci o poslovanju bili su dostavljani višim instancama. Rok za dostavljanje izvješća iznosio je osam dana od datuma kad je izvješće zatraženo. Rubrike koje su knjige sadržavale i koje je trebalo ispuniti prema priloženom obrascu bile su: poslovni broj zahtjeva za izvješćem (»Geschäftszahl der Berichtsahforderung«), predmet (»Gegendstand«) te, kao posljednja, rubrika o traženome izvješću (»der abgeforderte Bericht«): kad je stiglo (»ist eingelangt«), s datumom i poslovnim brojem (»am-unter der Geschäftszahl«) te koliko je dugo bilo u obradi (»nurdebetrieben«) - otkad-dokad (»am-bis«). U pogledu normativnih akata, Namjesništvo je postupalo slično Banskoj vladi - spisi su bili registrirani dva puta, jednom u nizu s ostalom korespondencijom i drugi puta u knjizi normalija, u koju su bili prepisani iz urudžbenog zapisnika. Uz tekući broj, normativni su spisi nosili oznaku »Normale«, npr. F.3. 6315/Normale, 1857. 31 Po preuzimanju u pismohranu svi su spisi bili uvedeni u kazalo (»repertorium«), a natuknice pod kojima su bili upisani bili su predmetni naslovi ili osobna imena. Iza toga slijedio je upis godine i urudžbenih brojeva predmeta, te oznaka pismohrane (sa sveskom i korjenitim brojem). 32 Kazala su prema tome služila kao glavna ispomoć u pojedinačnom pretraživanju, a pretraživanju se ponajprije pristupalo putem natuknica tj. ključnih riječi (od njem. »Schlagwort«) navedenih u prvoj rubrici kazala, gdje su one bile popisane u abecednom poretku. No to ne isključuje mogućnost pretraživanja prema posljednjoj rubrici s oznakom sveska, koja navodi na predmetni sadržaj čitave skupine, iako je ulogu glavnog pomagala u takvome pretraživanju imao registraturni plan (slika 4). _ HDA, Namjesništvo, Predsjedništvo, sv. II, 314/1857. 29 Isto. M HDA, Namjesništvo, Opći odjel, sv. 2, 25/1855; Predsjedništvo, sv. II, 314/1857 (RegistratursManipulation in ihrem Detail). 31 Kratica F.3. označava Faszikel 3 (tj. svezak 3). Vođenje normalija bilo je uređeno i spomenutim Kremscrovim uredskim naputkom (Registraturs-Manipulation ...). Vidi: HDA, Namjesništvo, Predsjedništvo, sv. II, 314/1857. 12 Isto.
