ARHIVSKI VJESNIK 49. (ZAGREB, 2006)
Strana - 119
očuvanje gradiva u elektroničkom obliku na dulji vremenski rok, uz zadržavanje mogućnosti dokazivanja njegove autentičnosti, zahtijeva proaktivan pristup na nekoliko razina. Sustav, koji možemo općenito nazivati i digitalnim repozitorijem, mora zadovoljavati nekoliko vrlo važnih uvjeta kako bi se u njega moglo imati povjerenja. Tako ustanova koja želi dugoročno (o)čuvati autentično elektroničko gradivo mora: • »prihvatiti odgovornost za dugoročno održavanje elektroničkoga gradiva u ime stvaratelja koji su joj gradivo dostavili te zbog svojih sadašnjih i budućih korisnika; • imati organizacijski sustav koji podržava ne samo dugoročnu održivost repozitorija, već i elektroničkoga gradiva koje je u njegovoj nadležnosti; • dokazati financijsku odgovornost i održivost; • oblikovati svoj(e) sustav(e) u skladu s opće prihvaćenim konvencijama i standardima kako bi osigurala tekuće upravljanje i pristup pohranjenom gradivu, te ga (za)štitila od neovlaštenog pristupa; • uspostaviti metodologije za vrednovanje sustava koje zadovoljavaju opće prihvaćena načela povjerenja u sustav; • ovisiti o odgovornom, otvorenom i izričitom provođenju preuzetih obveza prema stvarateljima i korisnicima vezanih uz dugoročno očuvanje gradiva; • imati politiku, praksu i provedbu koje mogu biti provjerene i vrednovane; • mora zadovoljavati organizacijske odgovornosti [na primjer, suradnja s drugim sličnim ustanovama, nap.a.], operacijske odgovornosti [na primjer, rješavanje pitanja autorskih prava, nap.a.], kao i odgovornosti vezane uz očuvanje [na primjer, analiza elektroničkih objekata zbog pridruživanja potrebne količine metapodataka, nap.a.].« 15 Navedeni uvjeti institucijske organiziranosti i usmjerenosti dugoročnom očuvanju elektroničkoga gradiva pokazuju da nije dovoljno samo razviti i implementirati kvalitetan sustav, već je potrebna šira institucijska podrška na razini organizacijske infrastrukture, tehnološke infrastrukture i resursa. Povoljan omjer tih triju čimbenika daje stabilnost primijenjenim postupcima očuvanja. Kvaliteta organizacijske infrastrukture usmjerene elektroničkom očuvanju najbolje se očituje kroz činjenicu ima li/razrađuje li ustanova politiku elektroničkog očuvanja, te planira li ili je već implementirala prethodno definiranu politiku ili ne. Čimbenik tehnološke infrastrukture odnosi se na kombinaciju računalno-programsko-mrež13 Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities, RLG-OCLC Report, RLG, Mountain View, CA, SAD, svibanj 2002., str. 5, URL:http://www. rlg.org/longterm/repositories. pdf, 25. listopada 2003.
