ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 288
je razlika da su elektronički zapisi dokumenti koji su prihvaćeni u korporativni klasifikacijski sustav i sustav odlaganja. Upravljanje elektroničkim dokumentima (Electronic Document Management - EDM) i upravljanje elektroničkim zapisima (Electronic Record Management - ERM) dvije su usko povezane funkcije koje podržavaju upravljanje elektroničkim informacijama na drugačiji, ali komplementaran način. EDM pomaže organizacijama u učinkovitijem iskorištavanju svojih informacija pružajući bolju dostupnost pohranjenim informacijama i podržavajući timove da rade zajedno s radnim softverom. Dok EDM podržava neposredne operacijske zahtjeve za poslovnim informacijama, ERM osigurava prihvaćanje elektroničkih dokumenata i primjenu standardne spisovodstvene prakse. ERM služi dugoročnim poslovnim potrebama upravljanja informacijama, upravlja korporativnom strukturom odlaganja, razredbom dokumenata unutar nje i formalnim rokovima za čuvanja i izlučivanje dokumenata. ERM sustav mora sačuvati sadržaj, strukturu i kontekst elektroničkih zapisa te osigurati da su zapisi »registrirani« i da su uspostavljane procedure autentifikacije i kontrolni tragovi, što će uzvratno omogućiti upotrebu tih zapisa kao pravnih dokaza, povećati korporativnu pouzdanost i pomoći organizacijama u udovoljavanju zahtjeva unutrašnjih i vanjskih korisnika. U dodatku II. dijela, koji se bavi pregledom funkcionalnih zahtjeva, oni su također definirani u odnosu na upravljanje informacijama, dokumentima i zapisima. Oba dijela ovoga priručnika (I. ima 60, a II. 119 stranica) dostupna su na Internetu: http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/principles.pdf i http.//www. nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/procedures.pdf , a u nastavku je prikazan njihov sadržaj. Svezak 1. Principi Smjernice za upravljanje elektroničkim zapisima Ciljana publika 1. Spisovodstvo u državnoj upravi informacijskoga doba Uloga Public Record Officea Priroda elektroničkih zapisa 2. Elektronički zapisi u organizacijama Zadovoljavanje tekućih operacijskih potreba Služenje vjerodostojnosti organizacije Povijesni zapisi uprave Osiguranje kompletnosti zapisa Razvoj kulture uredskoga poslovanja Razvoj politike Korporativni standardi za rukovanje elektroničkim zapisima Tko je uključen u razvoj politike?
