ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 285
Strateški je cilj PRO-a, nadahnut početkom 21. stoljeća, povećati dostupnost javnim zapisima elektroničkim putem, kako u Arhivu, tako i u svijetu. Jedan od ključnih ciljeva u ostvarivanju toga strateškoga prioriteta jest odlučiti kako najbolje odabrati, sačuvati, pohraniti i učiniti dostupnim elektroničke zapise stvorene radom uprave. Ostali su prioriteti dugoročni: poboljšanje kvalitete i učinkovitosti javnih službi; promoviranje vrijednosti i uporabe javnih zapisa kao nacionalnoga informacijskoga i obrazovnoga resursa; povećanje standarda uredskoga poslovanja u upravi i bolje odabiranje javnih zapisa; poboljšanje dostupnosti i zaštite uporabom suvremenih tehnologija za reprodukciju. Principi, postupci i procedure opisani u ovim smjernicama uglavnom se odnose na službene uredske dokumente u formi elektroničkih zapisa. To su ponajviše tekstualni dokumenti, poruke elektroničke pošte, proračunske tablice, različite prezentacije i skenirani dokumenti koji se nalaze u najstandardni)im uredskim okruženjima. S brzim razvojem informacijskih i komunikacijskih tehnologija u javnoj upravi pojavit će se i širi raspon tipova dokumenta: web stranice, multimedija, digitalni audio- i video- te dinamično međusobno povezani dokumenti, a tendencije razvoja programskih paketa za uredsko poslovanje usmjerene su prema ukidanju granica između tipova zapisa, što će povećati probleme bilježenja i održavanja svih elemenata zapisa. Ove su smjernice ponajprije namijenjene djelatnicima u pismohranama i administratorima koji rade u javnoj upravi, voditeljima IT-a (information technology) i informacijskih sustava, menadžerima koji se bave strategijama, planiranjem i projektima te stvarateljima koji potpadaju pod nadzora PRO-a, odnosno zaposlenima u središnjoj državnoj upravi, ali su također primjenjive za potrebe lokalne uprave i širega javnog sektora. Kako je njihova namjera uspostaviti glavne principe upravljanja elektroničkim zapisima sa širokim pregledom područja, smjernicama se mogu služiti i osobe koje se bave upravljanjem informacijskih resursa i resursa znanja. I. dio, Principi, postavlja načela za upravljanje elektroničkim zapisima te skicira šire strategije za njihovo provođenje u praksi. Usmjeren je na politiku i principe upravljanja elektroničkim zapisima, s namjerom identificiranja važnosti toga pitanja za voditelje, koji planiraju strategiju i djelatnike koji je provode u praksi, te njihova prepoznavanja širih pristupa toj temi. Organizacijska pitanja, kao i pitanja koje se odnose na oblikovanje sustava, također su obrađena u ovom dijelu. Uz opće napomene o važnosti ujednačavanja i standardizacije postupanja sa zapisima, govori se o njihovu značenju za poslovanje uprave, o prirodi elektroničkih zapisa te izazovima koje oni predstavljaju. Uporaba informacijsko komunikacijskih tehnologija radi bolje učinkovitosti i unaprjeđivanja radnoga procesa promijenila je načine poslovanja u uredskom okruženju, stoga je elektroničkim zapisima potrebno upravljati na aktivan i budućnosti okrenut način. Sve brže promjene tehnologije dovode u pitanje sposobnost javne uprave da zaštiti zapise,
