ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 18
čine gradiva na terenu prema vremenskom rasponu, odnosno količine iskazane prema klasifikaciji gradiva i si.). Osnovne kartice, ovisno o pojedinom arhivu, obično su bile strukturirane ili isključivo abecednim redom ili osnovno prema djelatnosti stvaratelja, a unutar toga abecednim redom. Na osnovnim su se karticama nalazile upute na druge vezujuće stvaratelje (ponajprije ukazujući na kronološke veze, tj. prednike i sljednike), i upravo je taj sustav osnovnih i uputnih kartica pokušao dijelom obuhvatiti područje informacija kojima je u današnjoj normi prepoznato značenje, a to je područje veza/odnosa, odnosno u manjem dijelu, poglavlje norme ISAAR(CPF) koje utvrđuje povezivanje s drugim gradivom i drugim izvorima. Riječ je o složenom sustavu evidencija, koji je razrađen početkom 1980-ih, iako se, iz sasvim pragmatičnih razloga, najosnovnija kartotečna evidencija ponegdje vodila još od najranijih početaka rada službi za zaštitu gradiva izvan arhiva. Već je naime od početka bilo jasno daje rad blokiran ukoliko se ne poznaju veze među stvarateljima, budući da se drugačije ne mogu pratiti promjene ni kod stvaratelja (imatelja) ni one koje se događaju s gradivom. Evidencije razrađene 1980-ih propisane su Uputstvom o vođenju evidencija o arhivskoj i registraturnoj građi izvan arhiva temeljem Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima (NN 25/78). Međutim Uputstvo, iako u praksi itekako zaživjelo, nikada nije službeno verificirano, tj. nikada nije objavljeno u službenim glasilima, pa je za pretpostaviti da ga tadašnje mjerodavno tijelo - Arhivski savjet Hrvatske - nikada nije verificiralo. Može se spekulirati i daje osnovu činila interna uputa nastala u Hrvatskom državnom arhivu, koja je potom proslijeđena ostalim arhivima. 9 Taje uputa predviđala takav sustav evidencija koji će u priličnoj mjeri, iako na informacijsko-tehnološki niskoj razini, omogućivati većinu onoga što danas predviđa Međunarodna norma arhivistički normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji. Propisani su, naime, registar stvaratelja gradiva, registar imatelja gradiva te osnovne i uputne kartice stvaratelja, koje su omogućivale detektiranje promjena stvaratelja, odnosno promjene statusa stvaratelja u imatelja i obratno te, u tom smislu, promjene s gradivom. Novim Pravilnikom o evidencijama iz 2002. sustav evidencija u službama za nadzor nad arhivskim gradivom izvan arhiva unekoliko je promijenjen, i to y Uputa je pronađena u tiskanom obliku među materijalima Službe za nadzor nad pismohranama Hrvatskoga državnog arhiva, uobličena kao završen dokument, s navedenim naslovom, detaljnom razradom prema točkama te priloženim obrascima za svaku pojedinu formu evidencije. Dokument ima 17 stranica i 10 stranica priloga. Pretpostavlja se daje nastao početkom 1980-ih budući da se poziva na Zakon iz 1978., a kolege duljega radnoga staža smještaju ga u rane 1980-e. Na žalost, nitko od njih ne pamti iz kojih razloga Pravilnik nije formalno verificiran (neke je ta činjenica i iznenadila), ali prikupljajući o tom podatke, na vidjelo je izišla činjenica da je došlo do gotovo sveopće primjene.
