ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)

Strana - 119

da mjesto čuvanja bude sigurno. Zato se propisuje da mjesto čuvanja bude zaključano, a postupno se prelazi i na sustav više ključeva, koji se povjeravaju točno određenim općinskim službenicima. Ti službenici ne mogu pak te ključeve svojevoljno dati nekoj drugoj osobi. Kako su komune težile da se čitavo gradivo skupi na jednom mjestu, posebna se briga vodila kad su službenici pri prestanku službe predavali gradivo, a i poslije ako je neko gradivo ostalo iza njih. Od 15. stoljeća rašireniji su propisi o obvezatnoj inventarizaciji gradiva. Štoviše, određuje se da se inventari izrade u više primjeraka, koji se pohranjuju kod različitih, točno određenih općinskih službenika kako bi se i ovim putem unaprijedilo čuvanje gradiva i odgovornost za to čuvanje. Za čuvanje se određuje da posebno treba paziti da se ne bi nešto izmijenilo u samom gradivu (preinačavalo, brisalo ili dodavalo). Ograničava se i pristup prostoriji u kojoj se čuva dokumentacija, pa je za to najčešće potrebna dozvola mjerodavnih tijela, najčešće kneza - nositelja izvršne vlasti. Zabranjuje se odnošenje gradiva iz prostorije u kojoj se čuva, a iznimke se nabrajaju i u pravilu se odnose na samoga kneza. Uporaba građe moguća je samo uz nazočnost općinskih službenika. Glavni kriterij pri odobravanju za uporabu gradiva u službene svrhe bilo je pitanje hoće li će se upotrebom nekoga gradiva povrijediti interesi same komune. Originali se izuzimaju iz opće upotrebe i određuje se izrada kopija u tekućem poslovanju. Važnije se isprave popisuju u posebne knjige, iz kojih će se rabiti odnosni tekstovi, čuvajući originale za posebne slučajeve. Uporaba gradiva u službene svrhe bila je u pravilu besplatna. Uporaba gradiva u privatne svrhe Uporaba gradiva nastaloga za privatne potrebe stanovnika komune, drugi je najosnovniji oblik uporabe pisanoga gradiva.

12 »Nema nikakve sumnje da je običaj pisanih ugovora, što ih ljudi prave među sobom, utvrđen zbog nedostatka pamćenja, jer, kako se ono ne može neprekidno sačuvati dugo vremena, bilo je potrebno iznaći neko sredstvo pomoću koga bi potomci mogli saznati za djela svojih pređa. Tako je pronađeno notarsko zanimanje«.

13 Za uporabu notarskih spisa u privatne svrhe nije bilo tako strogih ograničenja kao kod uporabe gradiva u službene svrhe (premda su ograničenja ostala stroga kad se u privatne svrhe rabilo službeno gradivo).

14 Statut grada Splita donosi opširne odredbe o notarskoj službi. Notara bira Veliko vijeće grada Splita, nakon izbora gradskoga kneza; inzistira se da notar ne bude iz Dalmacije. Splitska komuna općinskom notaru osigurava stan i plaću, a dobiva i nagradu »za trud u sastavljanju (notarskih) isprava (za privatne stranke)«. »Ako notar bude nemaran ili postupi zlonamjerno«, treba ga kazniti i on treba nadoknaditi štetu stranci koju je oštetio. Notar je dužan, osam dana prije 12 Isti, 125-129. 13 Knjiga statuta, reformacija i zakona grada Šibenika (preveo Zlatko Herkov), Muzej grada Šibenika, Šibenik, 1982. (u daljnjem tekstu Statut Šibeniku), 345 (Reformacije poglavlje 294.). 14 Stulli, 146