ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)

Strana - 25

drugačije nego prije, što vrijedi i za signiranje i za odlaganje predmeta.

8 Time što su spisi kod nekih ustanova vođeni decentralizirano, urudžbirani zasebno za svaki odjel, naročito 1944.-1947., njihovo je odlaganje bilo vezano uz pojedine odjele i njihove pismohrane. Unutar odjela spisi su razvrstavani prema tajnosti, na vrlo tajne, tajne i opće spise. U slučajevima gdje su spisi vođeni kroz središnji urudžbeni zapisnik, a i takvih je bilo u ovom razdoblju do 1947. godine, službe općih poslova (personalni odjel ili računovodstvo) vodile su, tj. registrirale su i čuvale svoju dokumentaciju izdvojeno. Od 1947. (za povjerljive spise od 1948. godine) svi su spisi uvedeni u zajedničke urudžbene zapisnike (kao vrlo tajni, tajni ili opći). Radi razvrstavanja spisa za rad u pojedine odjele primijenjene su slovčane ili brojčane signature, upisivane u različite rubrike (uporabljene su rubrike: redni broj, obrađivač, fascikulatura ili napomena), stoje ovisilo o raspoloživim obrascima stranica urudžbenoga zapisnika (»djelovodnog protokola«). Signature su ponegdje bile namijenjene i odlaganju spisa u pismohrani, jer su spisi bili fascikulirani prema njima. Kod signiranja su se često pojavljivale greške ili se događalo da se pod istom oznakom vodi više različitih odjela: primjerice u Ministarstvu poljoprivrede 1949. pod oznakom / vođeni su Sekretarijat, Uprava za radnu snagu, Opći sektor i Odjeljenje za organizaciju i sistematizaciju. Isto tako se događalo da se oznake jednoga odjela mijenjaju iste godine, pa je u spomenutom ministarstvu Uprava za biljnu proizvodnju 1949. bila označena oznakama XI, XVII i DS-I, koje su u sljedećoj godini promijenjene. Stoga se od odlaganja spisa prema ovakvim oznakama ubrzo odustalo, još u 2. polovici 1948., pa su oni odlagani prema tekućem broju urudžbenoga zapisnika. U nekim ustanovama, koje su vodile centralizirani sustav urudžbiranja, signiranje uopće nije provođeno i spisi su od početka odlagani isključivo prema tekućem broju. Jasno je da su unutar ovakva sustava veliku važnost za pretraživanje gradiva imala kazala, imenska i predmetna, tim više što do 1950. godine nije bilo obvezatno čak niti povezivanje spisa u predmete. Slična iskustva postoje i u Hrvatskoj. Kako o njima nema puno govora u objavljenim radovima, možemo se osvrnuti na primjere iz obavijesnih pomagala ili se, pak, osloniti na analizu gradiva, pogotovo u svezi s načinom signiranja ili odlaganja spisa,' U Ministarstvu prosvjete NRH, koje je djelovalo 1945.-1951., svi su spisi registrirani u zajedničkom urudžbenom zapisniku. U razdoblju do 1947. godine u Izraz signiranje rabio se za označivanja spisa kod dodjele u rad pojedinim referentima ili odjelima. Dodijeljena signatura nije nužno morala biti identična s oznakom prema kojoj su spisi odlagani (»arhivirani«) u pismohrani. 9 Što se tiče HDA gradivo toga razdoblja preuzimano je u većim količinama tek od kraja 1980-ih i ponovno oko 2000. godine.