ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 81

imati pristup određenoj grupi zapisa i s pojedinim će grupama moći poduzimati određene radnje. Središnji dio specifikacije, od trećeg do dvanaestog poglavlja, sadržava zahtjeve za elektronički spisovodstveni sustav. Osam poglavlja odnosi se na funkcionalne zahtjeve, to jest one koji se odnose na osnovne funkcije ESVS-a, jedno na nefunkcionalne, a jedno na zahtjeve za metapodatke. Funkcionalni zahtjevi dijele se na obvezatne, čiji tekst obično počinje tekstom "ESVS mora i poželjne, koji sadržavaju tekst "ESVS bi trebao ...". Ukupno ima više od 300 funkcionalnih zahtjeva, a oko 70% njih su obvezatni. Prvu grupu funkcionalnih zahtjeva čine oni koji se odnose na pojedine razine spisovodstvenoga sustava: razredbeni sustav, razrede, spise i volumene spisa. Ovi su zahtjevi opisani u trećem poglavlju specifikacije. Četvrto poglavlje donosi zahtjeve vezane uz nadzor i sigurnost. U petom poglavlju govori se o čuvanju zapisa i njihovu stavljanju na raspolaganje. Pod ovim pojmom podrazumijeva se postupak sa zapisom nakon isteka roka čuvanja: uništenje, predaja drugoj ustanovi (arhivu) radi trajnoga čuvanja ili ponovno vrednovanje. Prihvaćanje zapisa, za što su zahtjevi navedeni u šestom poglavlju, mogli bismo smatrati ekvivalentom urudžbiranja, iako se urudžbiranjem kod nas, osim registriranja spisa u spisovodstvenom sustavu, provodi i dodjela jednoznačne oznake, signature, o čemu se govori u sedmom poglavlju MoReqa. Osmo poglavlje govori o pretraživanju, pronalaženju i prikazivanju zapisa, a deveto o administriranju sustava, izvješćima i promjenama zapisa. U zadnju grupu funkcionalnih zahtjeva skupljene su brojne teme koje se odnose na suradnju s drugim sustavima i tehnologijama: upravljanje neelektroničkim zapisima, rokovi čuvanja i izlučivanje hibridnih spisa, suradnja s elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima, suradnja s elektroničkim sustavima za upravljanje radnim procesom, elektronički potpisi, elektroničko šifriranje (kriptografija), elektronički vodeni znakovi te interoperabilnost i otvorenost. Osim funkcionalnih zahtjeva, specifikacija MoReq osobito ističe važnost udovoljavanja nefunkcionalnim zahtjevima unutar elektroničkoga spisovodstvenog sustava. Nefunkcionalni su zahtjevi oni čije ispunjavanje ili neispunjavanje ne utječe na bitne funkcije sustava, nego najčešće na razmjenu podataka između sustava i njegovih korisnika. Jedan od takvih zahtjeva je npr. da sustav mora biti dostupan korisnicima najmanje svaki radni dan u radno vrijeme ustanove. Ovakve zahtjeve svaka ustanova mora odrediti sama za sebe, pa se zato donose samo u primjerima. Treća skupina zahtjeva su zahtjevi za metapodatke. Određivanje elemenata metapodataka koji će se bilježiti, ključno je za očuvanje podataka o kontekstu. Elementi metapodataka donose se za svaku od razina elektroničkoga spisovodstvenog sustava: za razredbeni sustav, razrede, spise, volumene spisa i zapise, kao i za izvatke zapisa, korisnike i uloge.