ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 74

gradivu, ali i o njezinu ustroju, povezanosti s ostalim institucijama različitih razina, a onda je poznavanje povijesti institucija i temeljni preduvjet kategorizaciji i vrednovanju stvaratelja. Kao pretpostavku kategorizaciji Državni je arhiv u Gospiću odmah po formiranju, poglavito tzv. vanjske službe, započeo s izradom shematizma stvaratelja sukladno normi ISAAR-CPF. U tom procesu nailazimo na objektivne poteškoće koje se odnose na nepostojanje relevantne literature "ni o temeljnim institucijama koje su djelovale na području Hrvatske u prošlosti",

2 pače, ne postoji ni jedan sustavan pregled povijesti uprave i pravosuđa koji bi mogao poslužiti arhivistima pri obradi arhivskih fondova, osim naravno djela I. Beuca i M. Smrekara. Zbog toga je pred arhivistima Državnog arhiva u Gospiću poseban izazov stvoriti relevantan shematizam stvaratelja gradiva koji će pomoći obradi i sređivanju gradiva, ali i stvoriti pretpostavku cjelovitijega pregleda razvoja institucija uprave, pravosuđa, školstva ili gospodarstva na području Like. Ta nastojanja iziskuju velik napor prikupljanja vjerodostojnih podataka, izvora i literature lokalnoga tipa koja je počesto nedostatna, necjelovita ili je pak nema. Dokumentacija o stvarateljima u Državnom arhivu u Gospiću vodi su u obliku dosjea u kojima se čuvaju matični listovi, zapisnici o pregledima, zapisnici o preuzimanju gradiva, popisi gradiva, prijedlozi i rješenja o izlučivanju, odobreni pravilnici i posebne liste. Podatci o stvarateljima ažuriraju se sukladno obilascima pismohrana, neposrednim kontaktima, korespondenciji i eventualnim zakonskim izmjenama koje se tiču stvaratelja. Pregled pismohrana planira se s obzirom na važnost stvaratelja i stanje na terenu utvrđeno prethodnim pregledom. Tijekom samoga pregleda nadziru se normativni akti koji se odnose na uredsko poslovanje i zaštitu gradiva, prostor spremišta te njegova opremljenost sukladno pravilima zaštite gradiva izvan arhiva, sređenost gradiva, proces izlučivanja, evidencije gradiva i stručna osposobljenost djelatnika u pismohranama. Poteškoće u pismohranama u djelokrugu Državnog arhiva u Gospiću odnose se na probleme s nedostatkom i neadekvatnošću spremišnoga prostora, koji se često nalazi u vlažnim podrumima ili pak u radnim prostorijama gdje se obavlja svakodnevni posao. Spremišni su prostori i slabo opremljeni standardnim policama, protupožarnim aparatima te sustavima za mjerenje vlage i temperature. U nekim pismohranama ni stručna osposobljenost djelatnika nije zadovoljavajuća, a stanje vezano za donošenje općih akata o zaštiti gradiva te suradnja s arhivom može se ocijeniti dobrom. Broj i struktura stvaratelja te njihov značaj za lokalnu sredinu utjecali su i na spomenutu potrebu izrade kategorizacije stvaratelja i imatelja gradiva koji su do donošenja Popisa imalaca arhivske i registraturne građe iz 1988. bili kategorizirani po 2 Kolanović, Josip, Arhivistika i povijest upravnih institucija, Arhivski vjesnik, br. 34-35, 1991-92., str. 17, Zagreb 1992.