ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 203
zahtjeve, da su točke 1. i 3. ispunjene potpuno, a točka 5. djelomično. Problemi su uočeni glede točaka 2. i 4., uglavnom zbog toga što su svi kriteriji odabrani samo s tehničkoga, a ne s arhivskoga gledišta. Arhiv je izradio kalkulaciju, temeljenu na 100 GB informacija i usporedbi velikih sustava - UNIX sustava i PC sustava. Rezultati su pokazali da bi ekonomski najisplativije rješenje za Finski državni arhiv bio UNIX sustav koji bi rabio kazete (8 mm ili DAT) kao medij pohrane podataka. Za kazete podataka dovoljno je rabiti trezorsku prostoriju kao spremište budući da je u nju teško provaliti, a lako je održavati temperaturu i relativnu vlažnost stabilnima. Migracija informacija na nove medije mora se raditi tako često da npr. šteta od oštećenja zrakom neće biti problem. Unutar trezorske prostorije kazete s podatcima mogu biti pohranjene u vodootpornim ormarićima (s ladicama) koji bi ih čuvali od vatre, vode i magnetskih smetnji. Ormarići također pomažu u stabiliziranju klime i lako ih je po potrebi evakuirati. Informacije o elektroničkim zapisima trebalo bi pohraniti na dva odvojena tipa medija podataka, koji se drže na odvojenim mjestima i kojima rukuju različite osobe (po mogućnosti iz različitih dijelova organizacije). Sa sustavom utemeljenom na UNIX-u Državni arhiv Finske može pružati odgovarajuću pomoć svim korisnicima informacija na elektroničkim zapisima, te je zaključak da državni arhivi, umjesto kupovanja vanjskih usluga, trebaju voditi računa o svim aktivnostima koje se tiču zaštite elektroničkih zapisa u kući. Nakon ovoga istraživanja o troškovima dugoročne pohrane unutar NORDINFO projekta, Finski je državni arhiv 1996. odlučio sam preuzeti direktnu odgovornost za sve aspekte zaštite elektroničkih zapisa preuzetih od upravnih tijela. Posebno spremište za elektroničko gradivo u arhivu postoji od 1995., a Arhiv je do 1997. preuzeo oko 15 GB elektroničkih informacija. Arhiv je nedavno pokrenuo projekt SÁHKE, posvećen dugoročnoj zaštiti gradiva nastaloga u automatiziranim spisovodstvenim sustavima, s naglaskom na arhivskim aspektima istih. 36 Funkcionalni su zahtjevi usmjereni na stvaranje i održavanje klasifikacijskih planova/lista s rokovima čuvanja i srodnih metapodataka. Sustavi će tako automatski označiti metapodatke prema unaprijed definiranim podatcima preuzetim iz tih lista/planova. Arhivska funkcija sustava stvorit će, sukladnu zadanim standardima, datoteku za preuzimanje, provjeriti njezinu podudarnost s unutrašnjim podatcima sustava i zapečaćenu je predati Državnom arhivu. Nakon preuzimanja u Arhiv, ponovo će se provjeriti da li datoteka odgovara specifikacijama, a reference za elektronički arhiv pohranit će se u postojećoj arhivskoj bazi podataka VAKKA, koja će vjerojatno biti pretraživa. Za zaštitu gradiva odabrana je strategija migracije, koja će se primjenjivati i za online i za offline zapise. Moisio, R. The Strategy of Preserving Digital Material in Finnish National Archives : A Viewpoint of an R&D Project (21. 10. 2002). URL: http://www.narc.fi/sahkc/sahke_article.html. (1.5. 2003)
