ARHIVSKI VJESNIK 45. (ZAGREB, 2002.)

Strana - 31

R. Dujmović, K. Čuljat, Projekt uredsko poslovanje - prijem i obrada akata u GZAOP-u u Zagrebu, Arh. vjesn., god. 45 (2002), str. 29--42 Unapređenje poslova prijema i obrade akata primjenom računala treba osigurati: • Ubrzano evidentiranje (protokoliranje) predmeta na mjestu prijema • Automatsko delegiranje zaprimljenih predmeta nadležnima na rješavanje • Efikasno praćenje predmeta i kontrolu njihovog rješavanja do otpreme, odnosno arhiviranja • Štampanje evidencija i statističkih izvještaja. Budući da su poslovi prijema i obrade akata sastavljeni od niza rutinskih operacija koje se na isti način ponavljaju, uz korištenje istih sredstava evidentiranja, moguće ih je u cijelosti automatizirati. Pod pojmom automatiziranog postupka prijema i obrade akata podrazumijeva se automatizirani prijem, evidentiranje i delegiranje primljenog akta te praćenje obrade akta pomoću računala do njegove otpreme odnosno arhiviranja. Automatizirani prijem i evidentiranje akata omogućuju evidentiranje svakog predmeta na mjestu njegova nastajanja ili prijema, te njegovo daljnje praćenje pomoću računala, na način koji sadržava osnovne podatke o predmetu koji je u postupku rješavanja. PRIJEM AKATA Postupak prijema akata odvija se na sljedeći način: U centralnoj pisarnici, odnosno organu gradske ili neke druge uprave ili organizacije, prima se i pregledava određeni akt i osnovni podaci putem terminala unose se direktno u banku podataka. Redni broj predmetima i aktima, dodjeljuje se automatski. Upisivanjem odgovarajuće šifre organa i organizacijske jedinice predmet se delegira organizacijskoj jedinici zaduženoj za njegovo rješavanje i prosljeđuje se odgovornoj osobi ili organizacijskoj jedinici. Odgovorna osoba na terminalu dobiva podatke o primljenim predmetima i dodjelom šifre nadležnog referenta predmet dostavlja djelatniku zaduženom za rješavanje. Na taj način dobiva se ukupan pregled primljenih predmeta po organu, odnosno organizacijskoj jedinici i odgovornom djelatniku, s datumom prijema, odnosno zaduženja djelatnika i ostalim potrebnim podacima. OBRADA AKATA U fazi rješavanja svi podaci o predmetu unose se (također putem terminala) u računalo, što omogućuje praćenje poduzetih poslova o određenom predmetu. Nakon rješenja predmeta u banku se unose podaci daje zadatak izvršen, s datumom 31