ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 89
S. Zgorelec, Klasi fïkacijski sustavi - suvremeni problemi i tendencije, Arh. vjesn., god. 44(2001), str. 85-92 ture, već mogu biti i distribuirane među strukturnim komponentama organizacije. Ovakav će pristup omogućiti da se suočimo s promjenjivim organizacijskim strukturama, odnosno primjenu tako strukturiranih klasifikacijskih shema bez obzira na nastale promjene. Klasifikacijske sheme razvijene na načelima navedene metodologije i implementirane u klasifikacijske sustave omogućit će ne samo organizaciju zapisa u kategorije utemeljene na funkcijama i aktivnostima, već će istovremeno pružiti mogućnost da odluke o njihovoj organizaciji, pohrani, transferu i izlučivanju budu donesene na široj osnovi kategorija (funkcije, aktivnosti), a ne predmet po predmet ili komad po komad. Time se u znatnoj mjeri pojednostavljuje izvođenje brojnih funkcija upravljanja, odnosno smanjuje utrošak vremena i financijskih sredstava potrebnih za kvalitetno upravljanje zapisima. Istovremeno, one znače i približavanje potrebama korisnika takvih sustava, omogućavajući im da se sustavima koriste bez velikih napora, bez dvojbi o tome što određena klasa podrazumijeva i u koju skupinu smjestiti pojedini zapis. Tezaurus funkcija 7 Implementacija tako oblikovanih klasifikacijskih shema uvjetovana je razvojem tezaurusa funkcija. To je abecedni popis svih opisnih pojmova autoriziranih funkcija, aktivnosti i transakcija dobivenih iz klasifikacijske sheme. Tezaurus definira te pojmove koristeći opis svrhe ili cilja svake od njih te specificirajući njihove međusobne odnose. U hijerarhiji tezaurusa ključnim će riječima biti predstavljene poslovne funkcije stvaratelja, deskriptorima aktivnosti biti će opisane specifičnije aktivnosti u okviru tih funkcja, a predmetnim deskriptorima predmeti ili teme koje se odnose na transakcije dokumentirane unutar aktivnosti. 8 Uključujući u svojoj strukturi i raznorodne uputnice, tezaurus istovremeno proširuje odnose jedan naprama jedan unutar hijerarhije pojmova u složene multihijerarhijske odnose između specifičnih pojmova, omogućujući tako različite moguće strategije pretraživanja. Implementacija kriterija izlučivanja u klasifikacijske sustave Ako je prva polazišna točka u rekonceptualiziranoj metodologiji razvoja klasifikacijskih sustava funkcionalni pristup u njihovu oblikovanju, druga jest da tako koncipirani oni omogućuju sustavno implementiran]e kriterija izlučivanja, razvijenih na istim funkcionalnim načelima. Time je omogućeno da se za svaku pojedinu funkciju i aktivnost definiranu kao klasu u klasifikacijskoj shemi već pri oblikova7 Za oblikovanje tezaurusa funkcija vidi: htp://www.naa.gov.au/recordkeeping/controI/ functions_thesaur/ chptl.html 8 The Archives Authority of New South Wales, Keyword AAA: A Thesaurus of General Terms: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/control/KeyAAA/summary.html 89
