ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 86
S. Zgorelec, Klasifikacijski sustavi - suvremeni problemi i tendencije, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 85-92 okruženju u kojem nastaju, zapisi sačuvaju kao pouzdane, vjerodostojne i uporabljive evidencije. Upravljanje zapisima u ovom ćemo kontekstu promatrati kao jedinstven proces koji integrira arhivske i administrativne funkcije. Time krećemo u smjeru zacrtanom teorijom kontinuiteta gradiva 1 , koja traži da briga o zapisima, kroz sustav upravljanja, bude jedinstven proces koji počinje i prije nastanka samih zapisa i traje sve dok podržavaju višestruke ciljeve kojima su namijenjeni. Konceptualne promjene u tom smislu predmnijevaju, prije svega, da se metode i postupci tradicionalnih funkcija upravljanja unaprijed implementiraju u sustave upravljanja zapisima. Na taj će se način osigurati ne samo da se upravljanje zapisima odvija kao kontinuirani proces, već da se, u specifičnim uvjetima elektroničkog poslovanja, zapisi sačuvaju kao pouzdana evidencija djelatnosti. Istovremeno, obilježja elektroničkih zapisa nameću i promjenu u poimanju samih zapisa, koji u takvom sustavu više nisu promatrani kao statički objekti, već dinamički virtualni koncepti, aktivni sudionici u poslovnim procesima, koji su tijekom životnoga ciklusa povezani sa širim spektrom kontekstualnih metapodataka. Što to znači? Da ćemo u razvoju sustava za upravljanje zapisima predvidjeti takve metode i postupke koji će omogućiti da se zapisima upravlja zajedno s njihovim sadržajem, da se prikaže njihova struktura ili dokumentarni oblik i održe odgovarajuće kontekstualne veze. Metodologija razvoja klasifikacijskih sustava Primarna svrha upravljanja zapisima jest sustavni nadzor nad zapisima, kako bi se oni zaštitili kao smislene i autentične evidencije djelatnosti kojih su proizvod, sve dok su potrebni za višestruke ciljeve kojima služe, te učinili dostupnima svima koji ostvaruju pravo na njihovo korištenje. Da bi sustav upravljanja zapisima pružio odgovor na te zahtjeve, niz je preduvjeta koji trebaju biti zadovoljeni već u konceptualnoj fazi njegova razvoja. Jedan od najznačajnijih sastoji se u potrebi razrade jasne metodologije oblikovanja klasifikacijskih odnosno razredbenih sustava. U njihovoj se osnovi nalaze metode, postupci i mehanizmi koji koncipirani i ugrađeni u takav sustav čine preduvjet za jednostavno i kvalitetno obavljanje višestrukih funkcija upravljanja - omogućuju identifikaciju zapisa, efikasnu i sistematsku organizaciju 1 0 teoriji kontinuiteta vidi: Frank Upward, "Australia and the Records Continuum", tekst predstavljen Društvu američkih arhivista, San Diego, kolovoz 1996; McKemmish i Piggott, "Records Continuum: Ian Maclean and Australian Archives first fifty years", Melbourne 1994. za Australiju. Za Francusku vidi: Jean Favieru: La Pratique archivistique française, Pariz 1993. Kanadski je primjer naveden u Athertonovom "From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on Records Management — Archives Relationship" u Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance, Metuchen 1993. i dr. 86
