ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 29

J. Kolanović, Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 11-32 menata vlastite povijesti". Bilo je vrijeme kada je pristup dokumentima bio povlastica samo "državnih povjesničara" - rekli bismo modernih dvorskih kroničara. Demokratizacija društva traži pretpostavku ravnopravnog pristupa povijesnim izvorima svim građanima. Arhivi tome zahtjevu trebaju odgovoriti tako, da obradom i izradom obavijesnih pomagala učine gradivo dostupnim svim istraživačima, ali isto tako da se sve više širi u Europi svijest o zajedničkoj arhivskoj baštini bez koje je nemoguće upoznati i vlastitu povijest. Pretpostavka za ujedinjenu Europu, u kojoj će ravnopravno sudjelovati svi narodi, traži da se bez obzira na regionalne ili političke unije, razvija ravnopravna suradnja u zaštiti i dostupnosti arhivske baštine kao zajedničke europske baštine. 2. Zakoni o pravu na informaciju koji danas postaju dio civilizacijskog razvitka u cijelome svijetu, stvorili su preokret i o ulozi arhiva u širenju demokratizacije društva i transparentnosti suvremenoga upravljanja. Preporuku o pravu na javne informacije uskoro će donijeti i Vijeće Europe, a načela Europske unije iznesena su u tzv. "Zelenoj knjizi". Pravo na informacije pretpostavlja uređeno "Uredsko poslovanje" -Records Management, obradu informacija kod njihova nastajanja, bez obzira na medij na kojemu se prenose, i njihovu dostupnost. To znači da sustav Records managementa mora omogućiti svakome građaninu potpuni i brzi uvid u zapise, a time i uvid u to kako država i javne ustanove obavljaju povjereni im posao. Moderna uprava u elektroničkome okruženju nezamisliva je bez uređenoga upravljanja dokumentima i bez dovoljnog broja školovanih arhivskih stručnjaka koji će taj posao moći obavijati. U tom smislu novi poticaj i urednom poslovanju i brzom i punom uvidu trebala bi dati i primjena novoga međunarodnoga standarda za Records Management™

. 3. Konačno, upravljanje dokumentima, poštivanje slobode pristupa informacijama i zaštita osobnih prava i prava države, u temelju su pravne države. Izvještaj koji je nedavno objavila Svjetska banka i International Records Management Trust pokazuje tijesnu vezu koja postoji između upavljanja informacijama i osnovnog načela pravne države: "Čuvanje dokumenata je temeljna djelatnost javne uprave. Bez dokumenata nema poštivanja prava niti prave odgovornosti".

11 Pristup potpunoj i pouzdanoj informaciji je conditio sine qua non svake transparentne, koherentne i djelotvorne uprave. Pravna država pretpostavlja proceduru kojoj je osnovna pretpostavka pisani dokumenat. Stoga je uređeno upravljanje spisima, sukladno međunarodnim standardima, pretpostavka vladavine prava i transparentnosti svih javnih poslova. Uređena arhivska služba obvezuje vlasti i upravu da vode računa o svojoj dje10 Međunarodni standard ISO 15489 "Information and Documentation - Records Management". 11 Usp. Information et bonne gouvernance. Une publication de la Direction du développement et de la cooperation et des Archives Fédérales Suisses. Umnoženo gradivo 2001. 29