ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 138
J, Zwicker, Pravna pitanja vezana za autentičnost zapisa u elektroničkom okruženju, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 133-143 Pouzdanost je vjerodostojnost zapisa u bilo kojem trenutku, autentičnost je vjerodostojnost tijekom vremena. U ovome kontekstu pojavljuje se povremeno i izraz "valjanost". Katkada se taj izraz koristi kao sinonim "pouzdanosti". Ali pri korištenju izraza "valjanost" fokus se pomiče od uvjeta u kojima je zapis nastao ili je prenošen, prema korištenju zapisa u pravnim procedurama u pojedinim pravnim sustavima. U tome smislu valjan zapis je pravno prihvatljiv 12 . Za sada toliko o terminologiji. Daljnjim definicijama - za izraze poput "dokumenta", "zapisa", "arhivskoga gradiva", "integriteta", "izvornika" i "preslika" - Odbor će se baviti sljedećih nekoliko mjeseci: u planu je objavljivanje kratkog popisa najčešće korištenih termina za elektroničko arhivsko gradivo. Arhivsko zakonodavstvo Ako je kontrola pouzdanosti povezana sa stvaranjem zapisa, postaje očito da će arhivisti morati brinuti o procesima stvaranja, a zakonodavstvo morati donijeti propise o stvaranju zapisa. Priroda elektroničkog okruženja traži intervenciju već od početka procesa stvaranja zapisa ili, točnije rečeno, od oblikovanja aplikacije koja će stvarati zapise. Pouzdanost i autentičnost pretpostavljaju kontrolu stvaranja i prenošenja zapisa. Čuvanje zapisa ima puno toga zajedničkog sa stvaranjem i prenošenjem zapisa. Stoga i čuvanje zapisa treba biti regulirano zakonom. Da bi se pouzdanost i autentičnost očuvali u arhivističkome smislu trebamo: - zakonske propise - tehnička sredstva - odgovarajuću organizaciju. Najvažnija je odgovarajuća organizacija. Ukoliko arhivi nemaju udjela u stvaranju IT aplikacija (IT-informacijska tehnologija), ukoliko nisu nazočni u odgovornim tijelima koja koordiniraju IT aktivnosti, ukoliko nisu nazočni u uredima odgovornima za opća pitanja administracije, vladinim, gradskim ili gospodarskim, tada nije moguće osigurati pouzdanost i autentičnost. Tehnika je važna, ali sama tehnika neće riješiti problem. 11 .. .Pouzdanost i autentičnost elektroničkih zapisa najbolje je osigurana ugrađivanjem proceduralnih pravila u čitav sustav upravljanja zapisima i povezivanjem 12 Schwirtlich, 7. 138
