ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)
Strana - 116
J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 finirao klasu entiteta koji predstavljaju poslovne aktivnosti. U spisovodstvenom sustavu ovi podaci ne moraju biti takvi da osiguravaju vjerodostojnost i provjeru autentičnosti, jer ne utječu na svojstva dokumenata, nego na njegovu interpretaciju. Poslovni sustavi mogu postaviti takve zahtjeve i u tom je slučaju moguće upućivanje na zapis o poslovnoj aktivnosti ili transakciji, no spisovodstveni sustav može ovim podacima pristupati kao da su opisni. Jedan dio podataka o kontekstu pripada tradicionalnom arhivističkom opisu te postoji preklapanje sa standardima kao što su ISAD(G) ili EAD. 27 U australskoj shemi metapodataka pojedini su elementi mapirani prema ISAD(G) elementima. Kako je ISAD(G) u potpunosti pokriven elementima ove sheme, može se smatrati suvišnim kao zaseban skup opisnih podataka, no to ovisi o implementaciji. Arhivistički je opis, naime, moguće u potpunosti uklopiti u shemu metapodataka za upravljanje dokumentima, ali i koristiti ga bilo za oblikovanje strukture jedinica više razine, bilo za definiranje jedinice visoke razine (fond ili zbirka) koja nije predstavljena u spisovodstvenom sustavu - jer je sam taj sustav dio takve jedinice - ali ju je korisno identificirati kao svojevrsni sadržač i identifikator spisovodstvenog sustava. Sličan je i odnos prema shemama metapodataka koje služe za pretraživanje i pristup podacima. Sheme metapodataka za upravljanje dokumentima sadrže takve podatke i podatke koji su potrebni za upravljanje pravima pristupa i korištenja. Svrha ovog podskupa metapodataka je ipak različita od onoga čemu su namijenjene sheme poput Dublin Core-a. Kao stoje već rečeno, metapodaci koji se u okviru spisovodstvenog sustava koriste za upravljanje pristupom imaju u vidu funkcije unutar samoga spisovodstvenog sustava, oblikovani su za koncept upravljanja dostupnošću, koji je različit od jednostavne dostupnosti informacijskog resursa. Dostupnost izvana u tom je smislu različita od dostupnosti u kontroliranom okruženju unutar spisovodstvenog sustava. Zbog preklapanja elemenata podataka i ovdje je potrebno mapirati podudarne elemente shema, no treba voditi računa i o načinu na koji vanjski sustavi pristupaju ovim podacima. Jedna od isporuka spisovodstvenog sustava mogli bi biti i nizovi indeksnih podataka prilagođeni tehnologiji koju koristi vanjski sustav za pretraživanje i pristup, naročito ako prihvatimo daje pristup izvana također jedna od spisovodstvenih funkcija. U pravilu će biti potrebno i odrediti koja je razina sukladnosti primjerena pojedinom slučaju. 28 27 Za EAD vidi dokumentaciju o razvoju standarda dostupnu na http://www.loc.gov/ead/. 28 Za neki skup resursa može se tražiti razmjerno visoka razina usklađenosti ako za to postoji potreba. Naprimjer, više državnih ustanova ili više arhiva i drugih ustanova mogu se sporazumjeti o zajedničkom sustavu za pristup svojim sadržajima i o kvaliteti usluga toga sustava. Za oblikovanje takvog, centraliziranog ili distribuiranog kataloga, pojedine će ustanove morati pripremiti indeksne podatke i opis koji će imati istu strukturu i biti podjednake kvalitete te podržavati dogovoreni protokol. Može se zahtijevati i vrlo niska razina sukladnosti, koja se svodi na identifikaciju jedinice sadržaja preko identifikatora, naslova ili nekvalificiranih indeksnih pojmova, Stoje dovoljno za pristup preko servisa niske pouzdanosti, kao što su danas standardne usluge pretraživanja weba. 116
