ARHIVSKI VJESNIK 44. (ZAGREB, 2001.)

Strana - 110

J. Ivanović, Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima, Arh. vjesn., god. 44 (2001), str. 103-121 zastupljene u poslovnim aplikacijama i komunikacijskim sustavima, što trenutno i jest slučaj, npr. u elektroničkom poslovanju. Ključno pitanje u oblikovanju spisovodstvenih sustava i pripadajućih shema metapodataka nije izraditi savršen sustav i jednu sveobuhvatnu shemu, nego uklopiti odgovarajuće funkcije i kontrole u standardno poslovno i komunikacijsko okruženje. Uz tu pretpostavku lako je zaključiti da više izgleda za uspjeh ima minimalistički pristup koji vodi računa o uklopivosti u okruženje i složenosti implementacije, nego samostalno cjelovito rješenje. Ovakav pristup sa svoje strane sugerira modularnost i otvara pitanje interoperabilnosti, o čemu će više riječi biti kasnije. Dok slušamo opravdane prigovore daje usredotočenost na dokumente jedan od uzroka razmjerno neuspješne automatizacije arhiva i upravljanja dokumentima općenito,

15 ne treba izgubiti iz vida jednu prednost takvog 'dokumentocentričnog' pristupa, koji se očituje i u naglašavanju važnosti razvoja struktura metapodataka. Modeli podataka su postojaniji i duljeg vijeka trajanja od aplikacija i sustava. Iz toga proizlaze i određene posljedice za trajno čuvanje podataka, pa se osnovne taktike i zasnivaju na razdvajanju modela podataka od modela obrade. I u poslovnom smislu upravljanje podacima ponekad se smatra važnijim i osjetljivijim zadatkom, što potvrđuje i svojevrstan bum u razvoju shema metapodataka i tehnologija koje služe za modeliranje struktura podataka i njihovu obradu u otvorenom okruženju. Tomu treba zahvaliti i brzi uspjeh XML standarda i srodnih tehnologija. Ovo razdvajanje je važno i radi komunikacije: objekti koji se razmjenjuju trebaju biti razumljivi i obradivi u različitim sustavima, u osnovi neovisni o osobitostima pojedinog sustava koji može sudjelovati u komunikaciji. Modeli koji su usredotočeni na neki poseban način gledanja i ne vode računa o svome mjestu u okruženju i tehnologijama, koje se inače koriste u poslovanju, imaju malo izgleda da budu prihvaćeni. Posljedica toga u upravljanju dokumentima jest to daje ono izdvojeno kao zasebna poslovna funkcija koja dolazi na red kada je poslovni proces već završen, a isto tako i najveći dio životnog ciklusa dokumenta. Zanimljivo je daje većina softvera koji je razvijen za records management zapravo alat za naknadnu obradu dokumenata, kada je njihova primarna funkcija već završena, dok iste one specifikacije, koje su poslužile kao podloga za razvoj tih alata, načelno traže i ističu potrebu da se životni ciklus dokumenta integrira. Vidimo da najrizičnijim funkcijama u upravljanju dokumentima upravljaju poslovne i uredske aplikacije i komunikacijski sustavi, a ne namjenski sustavi za upravljanje dokumentima, koji se koriste uglavnom kao evidencija ili kao alat za organizaciju dokumenata u odgovarajuće strukture. Dio funkcionalnih zahtjeva za upravljanje dokumentima - i to oni koji se odnose na cjelovitost dokumenta i dokumentiranje većeg dijela radnji koje se tradicionalno 15 Horsman, o.e. 110