ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 22

P. Horsman, Izgubljeni u obilju. Paradoks elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 19-27 U svome izlaganju na ovoj konferenciji ja ću se usredotočiti na ta dva glavna pitanja, i dodati im treće: kakva će biti uloga arhivista u narednim desetljećima. Osobine elektroničkog dokumenta Ja ovdje neću iznositi sve definicije elektroničkih dokumenata koje su se pojavile: to bi bilo dosadno i ne bi nam pomoglo da krenemo korak dalje. Kod svake definicije postoji rizik da se uđe u besciljnu raspravu o izrazima i da se proizvede zbunjujuće mnoštvo interpretacija kada se definiciju pokušava primijeniti. U današnjoj arhivističkoj literaturi o ovome predmetu možemo vidjeti dva različita pristupa u definiranju elektroničkih dokumenata, što nimalo ne iznenađuje. Jedan je pravni, kojeg arhivisti često izabiru kao osnovu za intervencije u javnoj upravi, a drugi je akademski, kojeg na sveučilištima koriste za temeljna arhivistička istraživanja.

2 Ako pobliže razmotrimo ovu akademsku perspektivu, možemo otkriti dva različita pristupa. University of Pittsburgh npr. uzima poslovne transakcije u organizaciji kao ishodišnu točku. Poslovna transakcija stvara i koristi dokument. Dokumenti su evidencija o transakcijama koje su ih proizvele i koristile. Organizacija treba biti odgovorna za svoje poslovanje (transakcije) iz političkih, pravnih, društvenih, financijskih, administrativnih ili povijesnih razloga. Da bi pokazala odgovornost, organizacija treba dokumente koji su evidencija o transakcijama: svjedočanstvo putem zapisa. Ovaj pristup traži da se proširi razumijevanje koje arhivisti imaju o tome "kako organizacija posluje i kako se dokumenti uklapaju u to poslovno okruženje i kulturu"

3

. Pittsburški projekt pomiče definiciju dokumenta na transakciju: područje dokumenta je određeno područjem transakcije, između dokumenta i transakcije postoji odnos jedan naprama jedan. Ovaj pristup nudi dosta visok stupanj prilagodljivosti, ali u arhivističkoj praksi unosi nešto zbrke i nesigurnosti. Arhivisti nisu previše navikli promatrati poslovne transakcije, ali imaju veliko iskustvo i tradiciju u bavljenju dokumentima. Stoga, koliko god pittsburški pristup bio izazovan i obećavajući, a njegova metodologija za identifikaciju funkcionalnih zahtjeva za upravljanje dokumentima čvrsta, prečesto je previše općenit da bi ga se jednostavno primijenilo. University of British Columbia je izabralo tradicionalniji pristup. Voditeljica projekta, prof. Luciana Duranti, istraživanje je utemeljila na diplomatici.

4 Za razliku od pittsburškog ovaj projekt donosi jasne definicije elektroničkih spisa, i to u struk2 U ovom izlaganju izraz 'arhivističko istraživanje' ne označava korištenje arhivskoga gradiva kao izvora za povijesna istraživanja, nego istraživanje na području arhivističke znanosti. 3 Richard J. Cox i Wendy Duff, 'Warrant and the definition of electronic records', Archives and Museum Informatics, 11:3-4 (1997), 223-231. 4 Duranti je sredinom devedesetih objavila niz članaka u časopisu Archivaria pod naslovom "Diplomatika. Nova upotreba jedne stare znanosti". 22