ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 20

P. Horsman, Izgubljeni u obilju. Paradoks elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 19-27 Besmislica? Sigurno, ali ovo ilustrira što bi se moglo dogoditi u našem današnjem društvu u kojem usmenu komunikaciju zamjenjuju elektronički zapisi. Ljudi - kako se to kaže - razgovaraju na Internetu, ali ne tako da govore, nego izmjenjujući kratke poruke u brzoj igri pitanja i odgovora. Izgleda kao da usmena komunikacija ponovo gubi svoju ulogu u društvenom životu. Na Internetu postoje knjižare gdje možete kupiti knjigu tako da ispunite obrazac i pošaljete broj kreditne kartice, moguće je rezervirati let, vidjeti izložbe. Ista vrsta tehnologijom potaknutoga društvenog ponašanja prodire i u organizacije. Sve više ljudi komunicira elektroničkom poštom umjesto telefonom, te šaljući i primajući e-mail poruke stvaraju potencijalne dokumente. Svaki pojedini dio zapisane informacije može biti dokument. U nekim zemljama danas, a u drugima u skoroj budućnosti, arhivi će biti zatrpani elektroničkim dokumentima i opterećeni sve većom proizvodnjom dokumenata. Gledajući iz perspektive arhiva i upravljanja spisima, ja problem količine smatram većim od problema koji su vezani uz tehnologiju i zaštitu - ne poričući njihovo značenje. Porast količine dokumenata prisiljava arhiviste da vrše odabir, jer ne možemo čuvati sve dokumente, a i ne bismo ih trebali čuvati sve. Međutim, posjedujemo li mi metodologiju i kriterije po kojima bismo izvršili ovaj odabir? Imamo doduše neko iskustvo u vrednovanju papirnatih spisa, ali teško da postoji ikakva suglasnost oko kriterija. Štoviše, pitanje je da li se ti kriteriji i metodologije mogu primijeniti na elektroničke dokumente. Jedno je sigurno: nove tehnologije mijenjaju način na koji ljudi komuniciraju i na koji se odvija proces donošenja odluka. Usmenu komunikaciju će zamijeniti pismena, kao e-mail, a to znači da će se povećati količina zapisa i da će porasti razina formalnosti. Pisane poruke, barem u rimskome pravu, imaju veću pravnu vrijednost od usmenih poruka. S druge strane, ranije formalne procedure u odlučivanju zamijenit će neformalna komunikacija, iako još uvijek u pisanom obliku. Pokazalo se da elektronička pošta pospješuje komunikaciju među ljudima i horizontalno i vertikalno. E-mail prelazi granice organizacijskog okruženja jednako lako i razine menadžmenta. Ova demokratizacija u komunikaciji snažno utječe na odlučivanje i proizvodnju pripadajućih dokumenata. Umjesto da stavlja rubne napomene na nacrtu memoranduma ili drugog oblika službenog dokumenta, osoblje uključeno u nastajanje dokumenta započinje raspravu izmjenjujući e-mail poruke. Proces odlučivanja, koji je nekada bio jasno dokumentiran na marginama koncepta službenog dokumenta, u skoroj će budućnosti biti raspršen među serijama elektroničkih poruka. Moglo bi se dati mnoštvo drugih primjera za promjene u administrativnim procesima, kao što su baze podataka, zemljopisni informacijski sustavi ili diseminacija informacija putem Interneta. Ipak, jedan se zaključak čini očitim: svijet u čijem se 20