ARHIVSKI VJESNIK 42. (ZAGREB, 1999.)
Strana - 95
P. Cadell, Financing of archives, Arh. vjesn., god. 42 (1999), str. 93-102 bije je porastao sa 40% na oko 60% ukupnih troškova arhiva. Ove dvije zamašne stavke gotovo u potpunosti ograničavaju slobodu trošenja sredstava koju arhiv načelno može imati. Kada se podmire troškovi osoblja i režijski i administrativni troškovi, na čiju visinu arhiv ne može utjecati, ostane vrlo uzak manevarski prostor u kojemu arhiv može doista slobodno odlučiti u što će ulagati sredstva. Kod financiranja lokalnih arhiva javljaju se i drugi problemi, koji proizlaze iz odnosa države i lokalne samouprave i nedovoljno definiranih standarda za osnivanje i rad arhiva. U Škotskoj, na primjer, lokalna samouprava je negdje osnovala arhive, negdje ne, a ondje gdje arhivi postoje, ne raspolažu primjerenim brojem djelatnika i prostorom. Premda se očekivalo da lokalna samouprava osigura prikladno uređenje svojih arhiva, standardi za takvo uređenje nisu nikad specificirani, kao ni količina sredstava koja je za to potrebna. Iako ima određene ovlasti nad lokalnim arhivima, središnji arhiv ne može na ovo utjecati, niti nametati ikakve standarde. Za uspoređivanje i analizu troškova arhivske službe vrlo je važno razviti standarde koji omogućuju takve usporedbe. Svi arhivi rade neke kalkulacije, na primjer za cijenu izrade fotokopije ili mikrofilma ili za istraživanje za korisnika, no upitno je da lije struktura troškova koji su tu uračunati ista. Da lije, na primjer, u cijenu fotokopije uračunat trošak pronalaženja gradiva koje će se kopirati, otprema gradiva na kopiranje i ulaganje natrag u spremište, troškovi održavanja opreme, režijski troškovi i dr. ? Da li naplaćujemo i dio troškova za zaštitu i izdatke za administrativno osoblje? Da li znamo koliko služba košta po korisniku i mislimo li uvijek na isto kada govorimo o korisniku? Tko je sve korisnik arhiva i kako izrađujemo statistiku korištenja, kako mjerimo vrijeme koje je utrošeno za pružanje usluge? Ovakve analize na prvi pogled ne moraju imati veze s financiranjem, ali su vrlo važne kada treba opravdati sredstva koja su utrošena za arhivsku službu, jer je tada važno imati jasnu predodžbu o cijeni, odnosno vrijednosti posla koji je arhiv obavio. Sažetak izradio Jozo Ivanović The International Council on Archives brings together directors and representatives of the archives of over 150 different countries. I believe that they represent over 150 ways in which archives can be managed. Not only does each service seem to be managed slightly differently, but each seems to have its own level of responsibility; each relates in its own particular way to the government department to which it is attached; each seems to have in its charge a different range of archive materials, from central government records narrowly defined to a broad range of public and even private records; and, in consequence no doubt, each archive is funded differently. There are extreme situations. In New Zealand for example, privatisation has been taken to extraordinary lengths, and everything that could possibly be placed in 95
