ARHIVSKI VJESNIK 42. (ZAGREB, 1999.)

Strana - 80

C. Gränström, Access to current records and archives, as a tool of democracy, transparency and openness of the government administration, Arh. vjesn., god. 42 (1999), str. 79-92 tekućim zapisima/službenim dokumentima, koje vlasti još uvijek čuvaju. U tim se državama tvrdi da je pristup dio prirodne kontrole nad vladom i tvori prirodni put podržavanja i poticanja rasprava. U mnogim od tih zemalja ne postoji razlika između aktivnog i arhivskog dokumenta/zapisa. Može se reći da se trend danas u Europi razvija u tom smjeru. Neograničena dostupnost službenih dokumenata nije niti moguća niti poželjna, a u svrhu zaštite vitalnih privatnih i službenih interesa, kao što su osobna privatnost, nacionalna obrana i sigurnost te kriminalistička istraga. Mora postojati zabrana za neke dokumente ili dijelove dokumenata, tijekom određenog vremenskog razdoblja. Vrlo je bitno da su ta pravila jasna i da svako ograničenje mora biti zakonski obrazloženo. Pravila moraju biti transparentna i o njima ured koji čuva dokumente ne smije imati diskrecijsko pravo. Mora postojati mogućnost sudske žalbe protiv odluke o uskrati dostupnosti. Uz zakone o čuvanju tajnosti, zakoni o zaštiti podataka također ograničuju dostupnost. Takva su pravila u većini slučajeva bezuvjetna i ne podliježu mogućnosti priziva. Pitanje autorskog prava do sada nije bilo od akutnog interesa arhivskim ustanovama. U većini slučajeva dostupnost dokumenata je, sukladno nacionalnom zakonodavstvu, na mnogo načina bila izuzeta od obveza određenim autorskim pravom. No, digitalni svijet i internacionalizacija s obvezujućim nadnacionalnim konvencijama, promijenili su takvo stanje stvari. Privatno digitalno i analogno kopiranje više neće biti dopušteno, ukoliko vlasnik prava ne dobije "poštenu naknadu". Definitivno je sigurno da će autorska prava biti usklađena na međunarodnoj razini. Pristajanje uz otvorenost i transparentnost mora biti povezano s javno dostupnim pravilima o dostupnosti dokumenata. Kadje riječ o dostupnosti unutar članica država Europske unije, nedavno izdana Zelena knjiga iznosi podatke da situacija, što se tiče pristupa javnom sektoru informiranja, to jest službenim dokumentima, nije tako jasna i razlikuje se od zemlje do zemlje. Neophodno je definirati što je dokument u digitalnom svijetu, s bazama podataka, gdje je raspoloživost određena raspoloživim softverom i hardverom, i nije lako opisati što je dokument koji će biti i kratkoročno i dugoročno dostupan. Švedski model s pojmom "potencijalnog zapisa" zakonski je definiran istoga imperativ. Pojam predlaže da svi zapisi i njihove funkcionalnosti moraju biti na raspolaganju javnosti na isti način, kao što su izvorno bili na raspolaganju vladinim tijelima. U digitalnom arhivskom svijetu dokumenti moraju biti inventarizirani od samog početka, inače ćete sigurno izgubiti važne karakteristike teksta i konteksta. Izlučivanje se ne bi smjelo izvršiti na račun prava javnog pristupa ili zahtjeva istraživača. Isto tako mora se imati na umu da arhivi/dokumenti čine nezamjenjiv dio kulturnog naslijeđa. U digitalnom svijetu pitanje što se izlučuje, naprimjer kod baze podataka, postaje predmetom diskusije. Puno radikalniji stav je već duže pri80