ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 63
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 nje o funkcionalnom vrednovanju. Iako su dali izravne i praktične dividende u smislu pružanja usluga klijentima i preporuka za čuvanje dokumenata koje su utemeljene na pravnim instrumentima i sporazumima, hipoteze, sintetički zaključci i rezultati istraživanja i izvješća vrednovanja - kada ih se kasnije sve zajedno pregleda i revidira - su također namijenjeni tomu da u konačnici promoviraju naglašeno strategijski pristup preuzimanju federalnih dokumenata. Konačno, GWT propisuje i drugu fazu makro-vrednovanja. Predviđeno je da se ova faza koristi znanjem i zaključcima do kojih se došlo prvim "uvidima" u operativni milje državnih institucija usporedbom rezultata vrednovanja u pojedinim odjelima i uredima u skladu s posebnim višegodišnjim planovima preuzimanja, te njihovom analizom unutar kontekstualnog okvira širih funkcionalnih sektora ili mandata državnih institucija u cjelini. Ti sektori ili mandati još nisu konačno definirani, ali na njih možda upućuje godišnja razina dodjele osnovnih sredstava iz proračuna glavnim resorima unutar vlade, da navedem samo jedan model kategorizacije koji trenutno razmatramo. Bez obzira kako ovi sektori ili mandati budu na kraju artikulirani, krajnji cilj GJVP-aje racionaliziranje donošenja odluka o preuzimanju gradiva na institucionalnoj razini s pomoću: 1) promatranja države kao jedinstvenog organizacijskog kompleksa dodijeljenih poslovnih funkcija povezanih sa sastavnim administrativnim mjestima koja imaju primarni interes ili odgovornost za njihovu implementaciju; i 2) uređenjem preuzimanja ili čuvanja dokumenata, koji dovoljno dokumentiraju ove funkcije, u pregovorima s najznačajnijim uredima ili odjelima, u smislu operativnih ovlasti, odgovornosti i kvaliteta pisane memorije. Ova druga faza istraživanja i analiza tvori širu viziju GWP makro-vrednovanja, predstavljajući i koncepcijsku i praktičnu razinu na kojoj bi DA, idealno, želio donositi svoje odluke o preuzimanju dokumenata. DA još uvijek nije u poziciji tvrditi kako je dosegao najvišu razinu vrednovanja, međutim, trenutno se odvijaju neki veoma zanimljivi projekti, posebice u svezi s testiranjem glavne studije koju smo nedavno pripremili za federalni znanstveni sektor. Temeljem procjene funkcija čiste i primijenjene znanosti u nekoliko desetaka federalnih ureda, ova studija predlaže usvajanje niza instrumenata za preuzimanje gradiva: od općih arhivskih odobrenja do odobrenih kriterija odabiranja i protokola istraživanja stvaralaca, sve sukladno s onim stoje isključivo funkcionalni pristup vrednovanju. Vjerujem da će se tijekom naredne dvije ili tri godine vidjeti daje DA, iskoristivši svoje iskustvo i pokuse s funkcionalnom analizom, konačno počeo primjenjivati funkcionalno vrednovanje u čišćem smislu njegova značenja. Moglo bi doći vrijeme kada DA više neće pregledavati dokumente. Prevela: Živana Heđbeli 63
