ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 55
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 lja gradiva, radije nego na Schellenbergovoj paradigmi predviđene istraživačke vrijednosti. Ne samo da imamo brojčane pokazatelje koji ovo dokazuju - mislim daje tijekom zadnjih 7 godina federalnim mstitucijama izdano više dozvola za izlučivanje gradiva negoli u svih prethodnih 25 godina - već su se naši dokumenti o predaji gradiva pokazali u svakom pogledu superiorni u odnosu na prethodne, više strategijski u orijentaciji; više sofisticirani u svojoj argumentaciji; svjesniji intelektualnih ciljeva u postupku donošenja odluka o izlučivanju; obuhvatniji s obzirom na opseg gradiva na koje se odnose (svi mediji i sve središnjice, podružnice i lokalni uredi za veće organizacije); i osobito lakše razumljivi i primjenjljivi za naše klijente. Čemu DA duguje ovu unekoliko izuzetnu transformaciju? Istaknuo bih dva glavna faktora: 1) uvođenje planiranih postupaka preuzimanja gradiva u suradnji s institucijama koje su naši klijenti; i 2) uvođenje funkcionalne analize kao primarnog sredstva vrednovanja dokumenata. Ovdje se ne namjeravam dugo zadržavati na administrativnim procedurama i planiranju, ali moram naglasiti kako su one od odlučujuće važnosti. Razvoj i usvajanje poslovne efikasnosti kao podrške intelektualnoj metodologiji vjerojatno obilježava najznačajniju promjenu između naše prijašnje i sadašnje prakse vrednovanja. U stvari, DA je namjerno svoj novi program preuzimanja gradiva državnih institucija čvrsto utemeljio na planiranju rukovođenja projektima, informacijskoj sistemskoj analizi i planiranju dinamike vrednovanja, izvješćima o postupku odlučivanja, praćenju dokumenata (koji nastaju u postupku vrednovanja), pregovorima s klijentima i dokumentiranju odgovornosti i/ili odobrenja. Mi smo, na primjer, stvorili potpuno novi, drukčije oslikani, niz instrumenata za preuzimanje gradiva: informacijske profile za stvaratelje, višegodišnje planove preuzimanja izrađene za pojedine ustanove, rasporede implementiranja projekata vrednovanja, izvješća o analizama informacijskih sustava, izvješća o vrednovanju, ugovore o predaji gradiva, dokumente s rokovima i uvjetima predaje gradiva, odobrenja za izlučivanje gradiva, te sustave nadzora za kasnije ugovore. Također smo osnovali Tajništvo za preuzimanje koje čine dva djelatnika čija je jedina zadaća da rade s dozvolama i projektnom dokumentacijom, osiguraju da se poštuju sve procedure i pojedini koraci, da se brinu o odlukama o gradivu, dokumentaciji, prijevodu i standardizaciji dokumenata, izdavanju okružnica, praćenju ugovora o preuzimanju i dostavljanju dopuštenja za predaju ili izlučivanje itd. Za m se zadaću služe internom bazom podataka izrađenom u tu svrhu, koja daje trenutno izvješće o statusu svih tekućih projekata vrednovanja kroz njihove različite stadije, a može se pretraživati prema projektu, odjelu, klijentu, arhivistu, analitičaru ili rukovoditelju. Korisnost Tajništva i njegova automatiziranog sustava praćenja očita je odmah kad vam kažem da mi trenutno pratimo preko 350 "situacija" 55
