ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 17
J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998). str. 7-21 zacije - stvaratelja ili, u slučaju elektroničkih zapisa, funkcije koje podržava računalni sustav. Treba imati u vidu da zaštita elektroničkih zapisa podrazumijeva nešto drukčiji pristup nego stoje to slučaj s ostalim medijima. Zaštita elektroničkih zapisa zahtijeva stalan nadzor i brigu oko kopiranja i migracije zapisa, provjere čitljivosti, kontrole uvjeta u kojima se magnetni mediji čuvaju. Potrebno je uvijek imati na raspolaganju softver i hardver koji će omogućiti ispravno čitanje i prikaz zapisa i migraciju sa starog u novo računalno okruženje. Dok zaštita papira i sličnih medija podrazumijeva uglavnom održavanje prikladnih uvjeta pohrane kako bi se stoje moguće više usporili procesi propadanja, zaštita elektroničkih zapisa je aktivan proces koji uključuje nadzor i dokumentaciju čestih promjena, kako medija tako i samog zapisa koji se na njemu nalazi. Papirnati dokument može dulje vrijeme ostati izvan aktivne skrbi, a da ne propadne: kod elektroničkih zapisa gubitak aktivnog nadzora u pravilu znači gubitak dokumenta. Zbog toga su arhivi zainteresirani za takav sustav upravljanja elektroničkim zapisima u kojem će stvaratelji preuzeti dio financijskih i drugih obveza za koje arhivi nisu spremni. H. Naugler u spomenutoj studiji upozorava i na suprotne pojave, kada arhivi iz praktičnih razloga preuzimaju elektroničke zapise koje ne bi trebali preuzeti. Kako je na malom prostoru moguće pohraniti veliku količinu podataka na magnetnim ili optičkim medijima, arhivi se mogu odlučiti da spuste kriterije vrednovanja i preuzmu veće količine zapisa, odnosno medija, jer ne zauzimaju previše prostora. U nekim slučajevima može izgledati praktičnije preuzeti sve dostupne elektroničke zapise bez vrednovanja, negoli utrošiti značajnu količinu vremena i energije da bi se izdvojio jedan dio zapisa koji ionako ne zauzima prostor i ne umanjuje troškove održavanja opreme i migracije ostalih podataka. Ovdje se još jednom pokazuje koliko praktični problemi preuzimanja i zaštite utječu na oblikovanje metodologije vrednovanja. Vrednovanje u kontekstu upravljanja elektroničkim zapisima Dva najznačajnija koncepta koji se dovode u svezu s vrednovanjem elektroničkih zapisa već smo spomenuli: vrednovanje u fazi projektiranja sustava i funkcionalno vrednovanje. Niti jedan od njih, a naročito funkcionalno vrednovanje, nije ograničen isključivo na elektroničke zapise, ali su dijelom motivirani upravo problemom njihova vrednovanja. Vrednovanje u fazi projektiranja sustava, prije nego što su zapisi i nastali, ponekad gotovo da se smatrajedinim dugoročno održivim modelom vrednovanja elektroničkih zapisa. Polazi od dosta zanimljive pretpostavke daje vrijednost zapisa moguće odrediti neovisno o njemu samome, pa čak i neovisno o tome koji su, a dijelom 17
