ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 51

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 fondova uprave na prvo mjesto rasporediti serije gradiva predsjedništva, tajništva, zatim povjerenstava, potom odjela, odsjeka, uprava, komisija, ureda. Unutar serija rasporedit ćemo gradivo po istim načelima, pa će u podserije ući zapisnici, izvještaji, proračuni, a zatim strogo povjerljivi, povjerljivi te opći spisi. U sumarnim inventarnim popisima prvo ćemo opisati i popisati registraturna pomagala te ostale knjige razvrstane u cjeline, a zatim spise razvrstane na serije i podserije. Ranije u tekstu iznesen je prijedlog minimuma rubrika što ih treba sadržavati sumarni inventarni popis arhivskoga gradiva. Još jednom naglašavamo da se te rubrike mogu i dopuniti, ako to zahtijeva karakter fonda. Rezimirajući izloženo možemo reći da se sumarni inventar, uvjetno rečeno, sastoji od dvije odnosno tri cjeline: od tekstualnog dijela, sumarnog inventarnog popisa te sadržaja sumarnog inventara i popisa literature korištene za njegovu izradu, kao i odgovarajućih zakonskih propisa. U nekim slučajevima sumarni inventar ćemo dopuniti i drugim podacima (npr. konkordantska lista), a vrlo rijetko predmetnim kazalima te kazalima pojmova, mjesta ili imena. U Republici Hrvatskoj se za opisivanje arhivskoga gradiva koristi računalni program ARMEDA, koji uvažava višestupanjsko arhivističko opisivanje. Na razini fonda ili zbirke opisuje se gradivo s nešto umanjenim opsegom u odnosu na pregled fondova i zbirki. Na drugoj razini unose se podaci o fondu i seriji, što donekle odgovara podacima iz matičnog lista. Niže razine opisivanja gradiva u ARMIDI idu od fonda preko serije i podserije do komada i to u dijelu u kojem se obraduje i opisuje arhivsko gradivo pojedinih fondova ili zbirki. Ne ulazeći u problematiku izrade sumarnih inventara u ARMIDI, naglašavamo prednosti opisivanja arhivskoga gradiva s pomoću računalnih programa, koji omogućavaju bržu obradu i povezivanje podataka. Upozoravamo na činjenicu da su u različitim zemljama terminologija, teorija i praksa izrade obavijesnih pomagala, pa tako i sumarnih inventara, različiti. Bilo bi korisno upotpuniti ovaj tekst zasebnim prikazima iskustava izrade sumarnih inventara u drugim zemljama, europskim prije svega, ali isto tako i američkim, australskim i kanadskim, kako bismo mogli raditi usporedne analize i obogatiti svoju praksu. 51