ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 48

Z, Homlijfl, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradivu fondova dniilava, udru/eiijti I zaklada, i naglaskom na Jaradi sumarnih Inventara, Arh, vjein,, god, 39 (1996) str, 29-53 pojedine organizacijske jedinice; koje registraturne oznake su dobivali spisi i kako su odlagani u pismohrani; kakav je odnos između registraturnih pomagala i spisa; jesu li svi spisi bili zaprimani u registraturna pomagala, a ako nisu, naznačiti ih po vrstama i navesti sustav njihovog odlaganja u pismohrani te naznačiti ostale izvorne evidencije gradiva, Pružiti obavijest o ustroju pismohrane: da lije postojalo centralno odlaganje ili odlaganje po pojedinim jedinicama, - Povijest fonda ili zbirke Nabrojiti promjene vlasništva i čuvanja fonda s vremenskim naznakama, a ukoliko su ti podaci nepoznati, tada to posebno istaknuti, Također donijeti obavijest, ukoliko je to bitno, o uvjetima čuvanja gradiva. Navesti podatak o tome da lije fond preuzet u arhiv od stvaratelja, pravnog sljednika ili imatelja. -Način preuzimanja gradiva Pružiti obavijest o tome da lije gradivo preuzeto po zakonskoj osnovi, darovanjem, otkupom ili depozitom. Također navesti broj iz Knjige ulaza arhivskoga gradiva i nadnevak primopredajnog zapisnika te ugovora o otkupu, darovanju ili depozitu. Ukoliko je način preuzimanja gradiva nepoznat i ako ono nije upisano u Knjigu ulaza arhivskoga gradiva, to je potrebno navesti. - Predviđeni porast gradiva Ako se predviđa dalje preuzimanje gradiva fonda, navesti barem okvirno količinu i vremenski raspon gradiva te sumarno iskazane vrste zapisa. - Način i stupanj sređivanja Navesti da li je gradivo sređeno po načelu provenijencije ili pertinence; da li je obavljena rekonstrukcija prvobitnog reda, unijet vlastiti red ili je gradivo sređeno kombiniranim sustavom; da li se obavljalo razgraničavanje fondova; jesu li odvojene serijo i unutar njih uspostavljen odgovarajući poredak spisa; da li su obavljeni folijacija i pečatiranje; da lije gradivo stručno-tehnlčki sređeno, tj. obavljeno kartoniranje i signiranje arhivskih jedinica, - Valorizacija gradiva Treba vrijednosno kategorizirati arhivsko gradivo cijelog fonda: ima li ono značenje za nacionalnu i svjetsku kulturnu baštinu te za nacionalnu ili regionalnu povijest; ima li značaj jedinstvenosti i neponovljivosti i za koja se područja znanstvenog istraživanja može koristiti, 48