ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 46

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 Tako npr. pregled fondova i zbirki opisuje gradivo na razini fonda ili zbirke s odgovarajućim opsezima opisa; matični listovi na razini fonda ili zbirke, serije i podserije; sumarni inventari na razini fonda ili zbirke, serije i podserije po arhivskim jedinicama; analitički inventari idu do razine komada. Hrvatska arhivistička teorija i praksa razradila je standarde pojedinih razina arhivističkog opisivanja, kao i standarde izrade pojedinih vrsta obavijesnih pomagala, pa tako i izrade sumarnih inventara. Ovaj tekst rezultat je tih saznanja. Kao što latinski naziv kaže, sumarni inventar je uopćen, sažet, sveukupan, skraćen, pregledan, točan opis arhivskoga gradiva fonda ili zbirke. On je, kao što naš stariji naziv kaže, našastar - prikaz sveukupnog gradiva koje se "našlo" u fondu ili zbirci. On je ujedno i imovnik, jer popisujući gradivo po arhivskim jedinicama pokazuje imovinsko stanje fonda ili zbirke. Izrađuje se za sređeno gradivo pojedinačnog fonda ili zbirke. Ideal je svake arhivske ustanove obraditi arhivsko gradivo svih fondova i zbirki do razine sumarnog inventara. Već je naglašeno da se sumarnim inventarom opisuje arhivsko gradivo na više hijerarhijski povezanih razina - na razini fonda ili zbirke, serije i podserije, po arhivskim jedinicama. On nas, dakle, vodi do arhivske jedinice za razliku od analitičkog inventara, koji nas vodi do komada zapisa. U sumarnom inventaru na razini fonda ili zbirke odnosno kad je opisna jedinica fond ili zbirka, elementi opisa su sljedeći: - naziv arhivske ustanove koja čuva gradivo, - vrsta obavijesnog pomagala odnosno razina opisa, - redni broj arhivskoga fonda ili zbirke, - naziv fonda ili zbirke, - mjesto - sjedište stvaratelja fonda ili zbirke, - raspon godina postojanja stvaratelja fonda, - raspon godina gradiva fonda ili zbirke, - sačuvanost arhivskoga gradiva, - postojanje predspisa i postspisa, - količina arhivskoga gradiva, - arhivist koji je izradio sumarni inventar i godina izrade. To su temeljne obavijesti o fondu ili zbirci, a pravila za opisivanje i korištenje grafičkih znakova za prikazivanje gradiva navedena su u publikaciji "Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ, SR Hrvatska", pa ih ovom prigodom nećemo podrobno razlagati.

14 Ovo je jedan od načina arhivističkog opisivanja fondova ili zbirki sumar14 Vidjeti priloge 1 i 2 na kraju teksta. 46