ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 36
Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 Za opis kazala vrijedi isto pravilo kao i za urudžbene zapisnike, osimšto ćemo ih u popisu svrstati iza urudžbenih zapisnika i svakako iskazati jesu li vođeni predmetno ili imenski ili oboje zajedno. Zapisnici sjednica središnjih tijela društava (glavnih skupština, upravnih i nadzornih odbora te nekih drugih odbora) u većini slučajeva odnosno kod većine društava pisani su u knjigama, a manjim dijelom na slobodnim arcima, tj. spisima. Tu vrijedi opće arhivističko pravilo po kojem ćemo zapisnike svrstati u knjige, ako je većina njih pisana u knjigama, i obrnuto, u spise. Dakle, to će odrediti fizički oblik gradiva. Jedino u slučaju ako su u spisima sačuvani koncepti, prijepisi ili duplikati zapisnika, tada ćemo ih odvojiti od knjiga, ako je većina izvornih zapisnika pisana u knjigama, a to treba jasno napomenuti. Koncepte koji su poslužili pri izradi zapisnika te prijepise i duplikate zapisnika nećemo izlučiti ako sadrže dodatne bilješke, koje osvjetljavaju i razjašnjavaju neki važan događaj. Fizički oblik gradiva također će nam odrediti i način sređivanja odnosno svrstavanja zapisnika. Naime, zapisnici u knjigama pisani su u vremenskom slijedu zajedno, bez obzira na vrste zapisnika odnosno sastanaka (glavne skupštine i sastanci društvenih odbora), pa ćemo ih tako i iskazati u sumarnom inventarnom popisu gradiva. Ako su zapisnici središnjih tijela društva sačuvani većinom u spisima, tada ćemo njihov raspored moći odrediti slobodnije i logičnije. Naime, u tom slučaju odijelit ćemo zapisnike po njihovim vrstama, a unutar tih podserija uspostaviti kronološki poredak. Zapisnicima ćemo priložiti odgovarajuće priloge, kao što su tajnički godišnji izvještaji o radu, izvještaji nadzornog odbora i drugi pisani materijal. Kada su zapisnici sačuvani u knjigama, tada su i izvještaji o radu i financijskom poslovanju društva sastavni dijelovi tih zapisnika odnosno upisani su uz pripadajuće točke zapisnika. Ali ima slučajeva da se izvještaji o radu i financijskom poslovanju (tajnički izvještaji za godišnje skupštine i izvještaji nadzornog odbora) nalaze u spisima. Tada ćemo ih rasporediti u zasebnu seriju, a unutar nje uspostaviti kronološki red. Posebnu seriju čine evidencije (očevidnici) i podaci o članovima. Kod ove vrste gradiva uglavnom su zastupljena tri oblika (u fizičkom smislu) gradiva. Razne evidencije o članovima društva vodile su se u knjigama, rjeđe kartotekama ili spisima. Najvažnije evidencije (očevidnici) članova društva su matične knjige i njihova kazala. Zatim su se vodile evidencije utemeljitelja, podupiratelja i redovnih članova, često u jednoj knjizi kronološkim slijedom, ali ponekad i u zasebnim knjigama. Knjige evidencije (očevidnika) uplate članarina čine u većini fondova društava količinski veći dio gradiva. Iako su te knjige izvorno po svojoj naravi računske, one su za istraživače korisnije kao izvor podataka o članovima, pa je naš prijedlog da se objedine u cjelini o članstvu. Pristup sređivanju i obradi ove serije 36
