ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 253
Dokumenti, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 251-255 ustanove koja ih je proizvela ili prikupila, ali isto tako imaju u vidu da se interesi istraživača mijenjaju. Arhivisti moraju biti svjesni da preuzimanje zapisa sumnjivog porijekla, čak i kad su oni veoma zanimljivi, potiče nezakonitu trgovinu. Oni pružaju pomoć svojim kolegama i službama nadležnima za hvatanje i gonjenje osoba osumnjičenih za krađu arhivskoga gradiva. 5. Potrebno je da arhivisti dokumentiraju svoje postupke pri obradi arhivskoga gradiva i da budu u stanju opravdati ih. Arhivisti se zalažu za ispravne postupke čuvanja zapisa tijekom njihova životnog ciklusa i surađuju sa stvaraocima gradiva kod upotrebe novih oblika i postupaka u upravljanju informacijama. Arhivisti se ne brinu samo za prikupljanje postojećih zapisa, nego također osiguravaju da postojeći informacijski i arhivski sustavi uključuju od samog početka odgovarajuće postupke koji omogućuju da se vrijedni zapisi sačuvaju. U pregovorima sa službama koje predaju gradivo odnosno sa vlasnicima zapisa, arhivisti se zalažu za donošenje poštenih odluka utemeljenih - kad god je to moguće - na punom uvažavanju sljedećih čimbenika: ovlaštenja za predaju, poklon ili otkup, financijskog dogovora i koristi, plana obrade gradiva, autorskih prava i uvjeta korištenja. Arhivisti čuvaju pisani trag o preuzimanju zapisa, o njihovoj zaštiti i obradi. 6. Arhivisti se zalažu za što širu dostupnost gradiva i pružaju usluge svim korisnicima bez razlike. Arhivisti izrađuju odgovarajuća opća i posebna obavijesna pomagala, i to za sve fondove koje čuvaju. Oni svima nepristrano pružaju savjete i koriste raspoloživa sredstva kako bi pružili ujednačenu razinu usluga. Arhivisti odgovaraju uljudno i s nastojanjem da pomognu, kod svih razumnih istraživanja koja se odnose na zapise o kojima oni brinu, i potiču njihovo korištenje u najvećoj mogućoj mjeri u okvirima koje određuju politika ustanove, zaštita gradiva, poštivanje zakonskih odredaba i propisa, prava pojedinaca te sporazumi s darovateljima. Arhivisti mogućim korisnicima daju objašnjenja o ograničenjima korištenja i primjenjuju ih pravedno. Arhivisti suzbijaju nerazumna ograničenja u pristupu i korištenju zapisa, ali mogu predložiti ili prihvatiti kao uvjet za preuzimanje nekog gradiva jasno utvrđena ograničenja s privremenim trajanjem. Oni se strogo pridržavaju i nepristrano primjenjuju sva utanačenja utvrđena u trenutku preuzimanja gradiva, ali u interesu liberalizacije pristupa, oni bi trebali iznova dogovoriti uvjete ugovora kada se okolnosti izmijene. 253
