ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 101
D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39(1996) str. 91-102 U vezi s jasnoćom, može se još dodati i zahtjev da se ispisi ne preopterećuju neobveznim dijelovima, jer se time također gubi na preglednosti. 3.2. Opis u evidencijama (sumarni inventar) Ono stoje karakteristično za opis u evidencijama i iz čega proizlaze zahtjevi, to je njihova uloga u prikazu strukture. Dok opis na jedinicama to ne može, evidencije, stoje njihova općenita funkcija, to moraju. Druga je njihova karakteristika, da moraju obuhvatiti cjelinu. Poželjna i uobičajena, takva cjelina je arhivski fond ili zbirka, a u uvjetima pismohrane tzv. registraturna cjelina. U prvom slučaju primarne su evidencije sumarni inventari, a u drugom arhivska knjiga. Ustvari, prva se karakteristika oslanja na drugu. Naime, da bi se prikazala nekakva struktura, neophodna je i nekakva cjelina. Prema tome, iz te dve pretpostavke što se oslanjaju jedna na drugu, proizlaze i zahtjevi koji se odnose na izgled opisa u evidencijama. Da bi se udovoljilo tim pretpostavkama, prvi je zahtjev da takav prikaz bude što kraći. Radi se o logici, tj. da se struktura neke cjeline vidi utoliko bolje stoje prikaz kraći, i suprotno, da svaka opširnost ide na štetu tog uvida. Kako bi se to postiglo, tehnika prikaza sastoji se u kombiniranju njegovih osnovnih dijelova: naslova, različitih podnaslova i stavki. Važnu ulogu kod toga imaju i oznake rednih brojeva i također njihove kombinacije. Svako mjesto naslova ili podnaslova, redni broj i vrsta njihove oznake, imaju u tom kombiniranju svoje značenje. Zbog toga, sljedeći se zahtjev odnosi na cjelovitu razradu strukture po tim elementima. Kod toga naglasak je na toj cjelovitosti - što znači da se u razradi predvidi raspored za svaki dio. Isto to znači i obrnuto, da kod upisa ne bi smjelo biti ostataka. Ipak, najvažniji zahtjev odnosi se na dosljednost upisa. Nedosljedno upisivanje na različita mjesta, dodatna razrada ili različite oznake, obezvređuju ukupan posao. Dosljedno upisivanje znači da upis slijedi jedinstvenu logiku. ZAKLJUČAK Na ovaj tekst treba gledati kao na pokušaj da se sve jedinice - usprkos njihovoj različitosti i dvojnosti - obuhvate jedinstveno i u istom kontekstu. Njihov zajednički okvir je informacijski sustav. Važna značajka je i općeniti pristup - također usprkos različitosti. 101
