ARHIVSKI VJESNIK 37. (ZAGREB, 1994.)

Strana - 127

S. Ćosić, Prinos poznavanju tajništva i arhiva Dubrovačke Republike, Arh. vjesn., god. 37 (1994) str. 123-145 odvaja od notarske i kancelarijske te se određuju točan status, dužnosti, ovlasti i način plaćanja tajnika. Tajnici su od tada dužni pratiti rad svih triju vijeća, kao što trebaju obavljati i sve druge poslove za koje ih zaduži država (al comodo della Republica nostra). Njihov rad bit će praćen od trojice čuvara pravde (proveditura). U sva tri vijeća tajnici trebaju voditi zapisnike tj. sastavljati odluke, uredbe i pisma te obavljati sve administrativne poslove koje im nalože knez, vijeća, suci i čuvari pravde. Nadalje, oni moraju voditi posebnu knjigu uputa u koju će vlastoručno upisivati sve upute izdane od Senata kao i sva pisma, kako ona koja se šalju, tako i ona koja se primaju. Također su dužni vlastoručno bilježiti sve ulazne i izlazne police depozita. Osobito je važna odredba da sve registre zapisnika vijeća, svih pisama i uputa, te sve dmge spise koje su vodili, tajnici trebaju držati pod ključem u ormaru notarijata. Ključ toga ormara mogao je imati samo tajnik i nitko dmgi se nije smio miješati u taj posao.

14 Plaćanje tajnika, na trojak način, bilo je prilično komplicirano. Određeno je da im se fiksna plaća poveća sa 420 na 450 perpera unaprijed. Tajnici su također imali pravo na svoj dio zarade u notarijatu, iako im je bilo strogo zabranjeno da kao notari obavljaju poslove za pojedince - privatne osobe. Napominje se daje takav način plaćanja primjenjivan i prije ove uredbe. Zauzvrat su tajnici dijelili s notarima svoj neujednačeni prihod od vođenja državne administracije, kako je također činjeno u prijašnje vrijeme. Pod prijetnjom gubitka plaće tajnicima je bilo zabranjeno obavljanje bilo kakvih poslova osim državnih. Od njih se traži potpuna predanost radu u vijećima Republike. Notarima i kancelarima se pak zabranjuje bilo kakvo upletanje u poslove tajnika i uvid u spise koje oni vode. Ovako uređena tajnička služba pod konac 15. st. logičan je korak u razvoju upravne strukture Dubrovačke Republike. Time je zaključen razvoj središnjih ureda koji do pada Republike neće pretrpjeti značajnije promjene, kao ni tada nastale temeljne političke i upravne smjernice koje također postaju dubrovačka konstanta. Ojačaloj državnoj vlasti aristokratsko-oligarhijskog tipa bili su potrebni izravno podvrgnuti službenici za vođenje nagomilane državne administracije. Oni su čak bili nužni zbog impersonalnog karaktera vlasti u kojoj nijedan član Senata, magistrat ili knez, nije potpisivao dokumente pa je to povjereno instituciji tajništva koja je, s obzirom da su je vodili pučani, imala bezličan karakter. Od tada se ustroj središnje administracije u načelu može podijeliti na sljedeće poslove: Javno-pravne i sudbene (kancelari); Privatno-pravne (notari); Državno-upravne (tajnici) i sastavljanje korespondencije s mrskim vlastima na svim razinama (dragomani). Djelovanje ovih službi razvijat će se tijekom vremena, unutar zadanih okvira, u vidu 14 Et debia tenere libri de pregadi et de Consiglio picolo e libro de Registro de commissione et de lettére in armario in Notaria soto chiave. Le quale stavano in mano del Secretario et che il quelli nullo altro Se impazi se non esso Secretario. 127