ARHIVSKI VJESNIK 36. (ZAGREB, 1993.)

Strana - 199

B. Stanišić, Odsjek IV-B res. za pogranična redarstvena satništva... Zemaljske vlade u Zagrebu. Arh. vjesn., god. 36 (1993) str. 181-206 Spisi su u pisarnici ostajali najduže tri godine - dakle jedno registraturno razdoblje, a potom su predavani u pohranu pismari ili registraturi koja se nalazila uz prostorije kancelarije - kako bi se izbjegla prenatrpanost prostora u samoj kancelariji spisima koji su još u postupku. Cijeli registraturni sustav UOZV obilovao je velikim brojem knjiga koje su služile kao registraturna pomagala za brzo snalaženje - kako u registraturi tako i u pisarnici (urudžbeni zapisnik ih upisnik, kazalo ili indeks tj

. alfabetsko kazalo, sistematsko kazalo). Registraturni sustav UOZV temeljio se dakle na evidentiranju i čuvanju spisa prema predmetnoj razdiobi tj. prema sadržaju. Takav sustav olakšava rad istraživačima i omogućava snalaženje kad nedostaju izvorne evidencije o gradi (urudžbeni zapisnici, kazala i ostala registraturna pomagala), a upravo je to slučaj s pomoćnim knjigama UOZV za registraturna razdoblja nakon 1900. godine. Stoga je neophodno poznavanje osnove ih ključa pismare po kojem su spisi sređivani i pohranjivani u pismaru (pismohranu odn. registraturu). Prva Osnova pismare Unutarnjeg odjela sastavljena je 1871., a primjenjivana je jedno registraturno razdoblje od 1872. do 1874. godine. Bila je podijeljena u tri razdjela i osamnaest svezaka. Svezak su sačinjavali svi spisi određenog karaktera, npr. Razdjel I - Poslovi javno-politički; Svezak 6. - poslovi u vezi s državljanskim pravom pojedinaca.

26 Ovakva razdioba registrature (osnova pismare) omogućavala je lako pronalaženje spisa - ako je poznat svezak - jer svesci teku kontinuirano bez obzira na razdjel. Signiranje se obavljalo na prvoj stranici spisa - u donjem lijevom uglu stavljala se oznaka (razdjel) pa odijeljeno vodoravnom crticom - podoznake (svezak). Razdjel se označavao rimskim brojem, a podoznaka (svezak) arapskim, npr. 1-1,1-2. Daljna podjela podoznaka (sveska) obilježavala se slovima, npr. VIII-2 A, VIII-2 B itd. Okosnica druge Osnove pismare iz razdoblja od početka 1898. do kraja 1903. godine bila je težnja »... da predmet o kome je rasprava u tečaju, do njegovog konačnog rješenja skupa i u jednom spisovniku nerazdruživ ostane.«

27 - dakle, nastojalo se postići potpuno jedinstvo svakog predmeta od početka do završetka - i da se tako objedinjen odloži u pismaru. Da bi se to postiglo ukinuto je registraturno razdoblje, a osnova pismare bila je podijeljena samo na razdjele (I-XIV). Kod signiranja je na prvom spisu predmeta označen razdjel, broj predmeta unutar razdjela i poslovna godina, npr. XIII/ 347-1899. Preostali spisi tog predmeta su unutar te oznake poredani kronološki - prema poslovnim brojevima. Novom Osnovom pismare iz 1904. godine ponovno je uvedeno registraturno razdoblje od tri godine prema kojem su spisi fascikulirani i odlagani u pismohranu. U posljednjoj (do sada poznatoj) Osnovi pismare Unutarnjeg odjela Zemaljske vlade iz 1909. godine, predmeti su bili razvrstani u XVII skupina Pregled razdjela i svezaka izložio je I. Vidmar un. dj. PrZv., sv. 1-2, br. 7468-1897. 199