ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)

Strana - 66

Dubravko Pnjalić, Novija svjetska iskustva u zaštiti nekonvencionalne arhivske građe (SAD, Kanada, Francuska, SSSR). Arhivski vjesnik, 33 (1990), 34, st

r. 57—70. ^ takvi sistemski pregledi od velike koristi za njihov rad, jer daju sve relevantne podatke za buduću obradu. Vrednovanje je u slučaju strojno čitljivih dokumenata bazirano na njihovoj aktualnoj administrativnoj vrijednosti, njihovoj evidencijskoj i informatičkoj vrijednosti te njihovom odnosu prema drugim dokumentima. Proces vrednovanje vrši se u dva koraka: — sadržajnom analizom — tehničkom analizom. Sadržajna analiza počiva na tradicionalnoj arhivističkoj osnovi, uz uvjet da arhivist ima duboko saznanje o internoj organizaciji odnosno organizacijskoj strukturi odjela ili agencije koju proučava, programe koje ona podržava i aktivnosti koje sprovodi. Tehnička analiza drugi je važan faktor, posebno kad je medij pohrane u pitanju. U slučaju jače oštećenih traka vrednovanje je otežano ili čak onemogućeno. Veličina i periodičnost kao i ovisnost o određenom SW igraju također veliku ulogu. Teorijski, troškovi udruženi sa tehničkim problemima ne bi smjeli utjecati na vrednovanje, međutim, zbog ograničenih sredstava i to ima značajnu ulogu. Procesiranje u arhivu vrši se na slijedeći način: — vrši se kopiranje na arhivske trake; — struktura dokumenta i sistem kodiranja verificirani su tokom korištenja statističkih paketa; — arhivist priprema dokumentaciju identificirajući svaku grešku ili poteškoću.

10 Osnovni cilj je da potencijalni korisnik može koristiti podatke bez pomoći arhivista. Osnovni medij pohrane su magnetske vrpce, a istraživanja optičkih diskova su u toku. Vrpce se čiste i precizno premotavaju svake godine odnosno nakon svakog korištenja. Svakih 5—7 godina vrši se rekopiranje na nove vrpce, pri čemu postoji mogućnost ažuriranja tehničkih specifikacija. Diseminacija se vrši kopiranjem podataka i dokumentacije ili izradom segmenata većih datoteka. Magnetske vrpce su najčešći medij za distribuciju, ali je moguće podatke kopirati i na diskete. Treba istaći da u početku projekta nije veća pažnja obraćana na korisnike. Tokom prikupljanja dokumenata, vršene su analize potreba korisnika, što je rezultiralo izradom dvaju važnih publikacija: Machine Readable Records Bulletin i Canadian Union List of Machine Readable Data Files (CULDAT).

11 10 Vidi: K. Gavrel: National Archives of Canada: Machine-Readable Records Program. Reference Service Review No. 1—2, 1988, str. 25—29. 11 K. Gavrel: ibid, str. 26. 66