ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)

Strana - 55

Davorin Eržišnik, Preorjentacija rada u vanjskim službama Republike Hrvatske. Arhivski vjesnik, 33 <1990), 34, str. 49—55. u tome, da se ti popisi izrade prema arhivskim načelima, a ne samo po godinama i fasciklima, kako to obično rade imaoce (takvi su popisi bez jasne strukture u pravilu isto tako konfuzni). Znači u svakoj registraturi trebalo bi utvrditi najvažnije strukturne dijelove (prvo registraturne, a zatim dokumentacijske cjeline i serije), kao i njihove međusobne odnose. Tek na osnovu te strukture, odnosno u okviru nje, imaoci bi izvršili detaljan popis. Da bi se to postiglo, vanjska služba mora snimiti situaciju u svakoj registraturi, utvrditi registraturne cjeline i njihovu osnovnu strukturu. Rezultat tog snimanja bila bi registraturna shema za svaku od tih cjelina. Uz popis koji bi izradili imaoci, ali na toj osnovi, dobila bi se kompletna slika svake registrature. U skladu s tom shemom, popise bi trebalo i kvantificirati, tj. opskrbiti potrebnim mjernim pokazateljima. To su broj arhivskih jedinica, količine izražene u tekućim metrima (za svaku seriju) i procjena koliko se još izlučenje — po prilici — može očekivati (procentualno, napr. 10 ili 20%). Tek time, uz te podatke i popise, vanjska bi služba ostvarila svoj zadatak. Popis isključivo arhivske građe (jer on je jedino relevantan), opremljen svim tim podacima, bio bi dokaz o radu te službe. Paralelno uz ove zadatke, vanjske bi službe morale imati i kompletne šematizme, barem za upravne i pravosudne organe (na svom području). Šematizme bi trebalo izraditi na podlozi propisa, čime bi se dobila pravna shema onih organa, koji su djelovali na tom području. Za svaki od njih, usporedili bi se zatim podaci iz evidencija o arhivskoj građi i utvrdilo kakve su između njih razlike. Nakon toga svu pažnju trebalo bi usmjeriti na traganje za onom građom o kojoj evidencije ne postoje. Iskustva Arhiva Hrvatske ukazuju da su te razlike značajne i da se ne mogu zanemariti. Pokazalo se naime, da se time s jedne strane, dobivaju mjerodavni podaci o sačuvanosti (na nivou arhivskih fondova), a s druge, indikacije u kojem pravcu usmjeriti daljnja istraživanja (gdje se nalazi arhivska građa koja nedostaje). Tek nakon dovršenja svih ovih poslova, arhivska će građa izvan arhiva biti potpuno pod kontrolom. Tek tada, kao način rada, redovni će pregledi ponovo dobiti ono svoje mjesto koje su imali. Ali ni tada, ne potpuno. Osnovni sadržaj tih redovnih pregleda, trebala bi biti kontrola kompletnosti arhivske građe. Prema izrađenim popisima, ona bi se sastojala u njihovoj usporedbi sa stvarnim stanjem (po principu tzv. štih probe). U slučaju bespravnog uništavanja ili nestanka, na temelju, pouzdanih dokaza, trebalo bi povesti zakonski postupak protiv nemarnih imalaca. Tek tada, uz taj instrumentarij, vanjske službe doista mogu postati inspekcijske. 55