ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)
Strana - 43
Vjekoslav Majcen, Dokumentacijski sustav Kinoteke Hrvatske. Arhivski vjesnik, 33 (1990), 34, str. 39—48. Knjiga primljene građe daje pregled svih vrsta građe koju Kinoteka preuzima (i to je jedino mjesto gdje se ona vodi kao cjelina). Osnovni je zadatak ove evidencije da se građa definira po grupama, a unutar grupa da se opisno precizira njen sadržaj koliko je to moguće. Klasificiranjem građe ujedno se vrši njeno raspoređivanje za obradu. Prenošenje broja ulaza građe na matični karton koji nastaje obradom, omogućava povezivanje praćenja kretanja građe u Kinoteci, a taj krug bi bio potpuno zatvoren, ukoliko se postigne da se povratno u Knjigu primljene građe ubilježi matični broj koji je dokumenat dobio nakon obrade, odnosno adekvatna oznaka, ako iz određenih razloga nije obrađen ili se više ne nalazi u Kinoteci. Matična obrada građe Matična obrada građe je potpuna obrada dokumenta. Obavlja se zasebno za svaku vrstu dokumenata, a njen je rezultat matični list fonda (za filmsku dokumentaciju), filma, plakata, fotografije, filmske opreme ili autorski kataložni listić bibliotečne građe (Uputstvo I/d, IVj. Matični list je standardiziran (format A 5 s mogućnošću udvostručavanja), a jezik unosa podataka je prirodni jezik s dogovorenim obveznim terminima i kraticama. Dok je u Knjizi primljene građe težište na podacima o vlasništvu (porijeklu) građe, te njenu klasificiranju, matični list sadrži iscrpnije podatke o odgovornosti i podatke o dokumentu (tehničke podatke), te cjelovit podatak o smještaju građe. Obvezna razina je razina opisa dokumenta, no u cilju produbljivanja informacije predviđeno je postupno proširenje na obradu njegova sadržaja bilježenjem ključnih riječi koje se za sada sastoje od vlastitih i geografskih imena. Ovako popunjen matični list daje cjelovitu sliku o svakom dokumentu i u velikoj mjeri iskazanim podacima može zamijeniti izvorni dokument. Po tome je matični list prvenstveno informacijsko sredstvo koje i korisniku može služiti za pretraživanje građe, odnosno za dobivanje potpune informacije o njoj. U tu svrhu matične kartoteke za sada i služe. No, zbog opsežnosti matične obrade, ona je uvijek sporija od potreba. Praksa pokazuje da se ona obavlja postupno, odnosno da je dobro utvrditi obvezan krug podataka koje je nužno odmah unijeti na matični list, i dio podataka koji će biti postupno unošeni kao rezultat sustavnog rada na građi i nizu drugih izvora koje je potrebno konzultirati ili istražiti u procesu obrade dijela građe ili pojedinih dokumenata. Zbog toga se čini uputnij im da matični katalozi postanu najpotpunija dokumentacija Kinoteci o građi koja je obrađena, da stručni radnici ovu dokumentaciju stalno dopunjuju podacima do kojih dolaze proučavanjem građe i povijesnih izvora, a da se za potrebe korisnika 43
