ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 59

Davor Eržišnik, Prijedlozi za unapređenje zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 57—60. Utvrđivanje obaveze o stručnom ispitu nesumnjivo bi se pozitivno odrazilo na ugled i vrijednost tih poslova, a nepoželjna fluktuacija kadrova, kao odraz potcjenjivanja, bila bi ograničena. Jedno od prvih pitanja, koje bi pri tome trebalo riješiti, pitanje je koga smatrati rukovaocem. Drugim riječima, da li se obaveza o polaganju odnosi samo na poslove odlaganja ili se njome obuhvaćaju i poslovi urudžbenog zapisnika. Razlozi postavljanja takve dileme nalaze se u činjenici da su poslovi odlaganja i poslovi vođenja urudžbenog zapisnika nerazdvojno vezani. Treća solucija, da se obaveza odnosi samo na voditelje udrudžbenog zapisnika, može se također smatrati vrlo realnom i možda najboljim rješenjem. Prema karakteru radnih zadataka i ulozi u organizaciji poslova, njihova odgovornost za odlaganje zaista je najveća. Kao slijedeće, može se postaviti pitanje da li obavezom o polaganju obuhvatiti sve imaoce u društvenom vlasništvu ili samo neke njihove kategorije. Prijedlog da se imaoci podijele u tri skupine i da se obaveza odnosi samo na prve dvije, zasnovan je na praktičnim razlozima, ali čvrsti kriteriji za takvu podjelu zaista ne postoje. Međutim, u obavezi o polaganju ispita treba jasno naznačiti na koga se ona odnosi. Značajnu ulogu u zaštiti arhivske i registraturne građe, a posebno registraturne urednosti, svakako bi morao imati i opći akt imaoca. Međutim, osim u čl. 22. i 27. Zakona u kojima je šturo formulirana obaveza o donošenju, u zakonskom tekstu nema drugih naznaka o strukturi i sadržaju ovog akta. Činjnica da se najbolja zaštita arhivske građe može provoditi dobrom organizacijom dokumentacijskih tokova, a osobito dobrom organizacijom odlaganja, može poslužiti kao realna osnovica za razmatranje koncepcije i svrhe toga akta. Organiziranost dokumentacijskih tokova, od nastanka do odlaganja arhivskog materijala, te dobra organizacija zaštite nakon toga osnovni su preduvjet njegove urednosti. Neorganizirano i neuredno nastali arhivski materijal ne može se uredno Čuvati. Razrada koncepcije i obaveznih sadržaja općeg akta logički se dovezuje na razdjel o registraturnoj urednosti. Prijedlog njegova sadržaja obuhvaća dva osnovna dijela: prvi, u kojem imaoci donose osnovna rješenja o organizaciji odlaganja, i drugi, u kojem se utvrđuju sve ostale odredbe o čuvanju, od oblika popisne evidencije, obaveza i odgovornosti pojedinih radnika, do postupka izlučivanja. Rješenja o organizaciji, u prvom dijelu, obuhvaćaju odgovore na najvažnija pitanja odlaganja. To su pitanja: da li se odlaganje vrši jedinstveno ili po organizacionim jedinicama, zatim koje će se dokumentacijske cjeline ili njihovi dijelovi odlagati odvojeno, te kada i kako se vodi interna primopredaja. Za registraturnu građu trajne vrijednosti, koja se izrađuje u većem broju primjeraka (npr. normativni 59