ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 48

Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. Svi nedostaci na toj osnovi obavezno se unose u rubriku »opaska«, kako bi se izbjegli kasniji nesporazumi. Popisivanje spisa obavlja se na osnovi već spomenutog kriterija. Redovne spise preuzimamo prema urudžbenom zapisniku, navodeći pri tome sve brojeve onih koji nedostaju. Ako je sačuvano malo građe, potrebno je navesti one brojeve koji su se sačuvali. Predmetni spisi u postupku preuzimanja posebna su poteškoća s obzirom na njihovu raznovrsnost. Za ovu priliku navodim samo, radi primjera, nekoliko vrsta i način njihova preuzimanja: personalni spisi preuzimaju se poimenično uz uvid u prisutnost osnovnih spisa u predmetu, a nedostaci se moraju notirati; građevinski spisi, uz detaljan pregled predmeta, preuzimaju se uz konstataciju prisutnosti spisa, pod službenim kućnim brojem. Prilikom preuzimanja predmetnih spisa naročitu pažnju valja usmjeriti na one dijelove predmeta koji imaju atribut arhivske građe. Zapisnici sjednica mogu se naći u primopredajnoj masi kao pojedinačni ili uvezani u knjigu. To mogu biti sjednice skupština općina, raznih vijeća, odbora, komisija, rukovodstava DPO, nastavničkog vijeća itd. Uz već navedeno, osobitu pažnju valja obratiti na priloge tim dokumentima, navodeći u opasci ono što nedostaje. U popisu zapisnika sjednica treba navesti i vrijeme održavanja, broj listova, pravnu valjanost (koja se utvrđuje po vanjskim oznakama takvog dokumenta), priloge i eventualne bilješke na tekstu o kojem se na takvom sastanku raspravljalo. To sve valja uraditi bez obzira na to da li su zapisnici sjednica uvezani ili ne. Kartoteke preuzimamo nakon numeriranja kartona, označavajući što sadrži kartoteka (npr. kartoteka članova KUD »Vinko Jeđut«), od A

—Ž, navodeći broj kartona. Kao predmet primopredaje mogu se javiti i ove vrste građe: — povelje, kod kojih valja navesti kratak opis sadržaja, oblika i stanja, te označiti datum, jezik i pismo kojim su pisane; — kod ostalih isprava treba naznačiti karakter, vrijeme, mjesto i datum izdavanja, kao i stanje u kojem se nalaze; — nacrti, skice, fotografije i si. preuzimaju se po komadima, s tim da se već prilikom numeriranja pokuša utvrditi na što se ili na koga odnose. Pri tome moramo biti osobito oprezni, a ako nismo sigurni što je predstavljeno (objekt, osobu ili si.), valja staviti upitnik, ili ostaviti neidentificirano. Ako je moguće, već prilikom primopredaje potrebno je utvrditi autora nacrta, fotografije ili si.; — popis pečata i štambilja preuzimati uz obavezan otisak, na što treba obratiti naročitu pažnju. U obzir za eventualno preuzimanje dolaze SAMO oni pečati i štambilji koji su služili za predstavljanje dotične jedinice ili za novčano poslovanje; — popis priručnih knjiga, propisa i normativa i eventualnih publikacija imaoca valja izraditi služeći se bibliografskim metodama. 48