ARHIVSKI VJESNIK 28. (ZAGREB, 1986.)
Strana - 214
Vijesti. Arhivski vjesnik, 28/1985. str. 213—218. ba čijim je radom arhivska i registraturna građa izvorno nastala. Stvaraocem se mogu smatrati i organizacijski dijelovi ili jedinice u sastavu navedenih subjekata ako u njihovu radu nastaje arhivska i registraturna građa koja čini posebnu cjelinu. Imaoci su stvaraoci kod kojih se čuva arhivska i registraturna građa, bez obzira u čijem je radu ona nastala. Nadležnost arhivskih ustanova utvrđuje se prema stvaraocu arhivske i registraturne građe; naime, ako na primjer Historijski arhiv u Osijeku obavlja nadzor nad nekim imaocem kod kojeg je na čuvanju građa određene republičke institucije, za dokumentaciju toga stvaraoca nadležan je Arhiv Hrvatske. Arhivi se međusobno imaju dogovoriti o postupanju s takvom građom koja je predmet dublentne nadležnosti. U arhivima se vode osnovne (obavezne) i pomoćne evidencije. Zajedničko stajalište zauzeto je samo o osnovnim evidencijama, dakle onima koje su arhivske ustanove obavezne voditi. Evidencije o stvaraocima. Evidencije o stvaraocima vode se radi utvrđivanja identiteta arhivske i registraturne građe koja se nalazi izvan arhiva. Evidencije o stvaraocima vode se u registru i kartotekama. Obrazloženje i upute o vrstama podataka i načinu njihova upisa naknadno će se dostaviti arhivskim ustanovama jer ih zbog kratkoće vremena i njihove iscrpnosti nismo stigli prečistiti i umnožiti. Prijedlozi obrazaca poslani su prije nekoliko dana i nadam se da ste ih dobili. Evidencije o imaocima. Evidencije o imaocima služe kao organizacijska osnova prikupljanja i sistematizacije podataka o arhivskoj i registraturnoj građi izvan arhiva. Dokumentacija o stvaraocima, imaocu, te o arhivskoj i registraturnoj građi koja se nalazi na čuvanju prikuplja se u očevidniku (dogovoreno je da riječ očevidnik kao hrvatska inačica za francusku riječ dossier uđe u opću upotrebu), Očevidnik glasi na imaoca i ima njegov matični broj. U očevidnik imaoca obavezno se odlažu: matični listovi imaoca i prijašnjih imalaca, zapisnici o pregledima registrature, promemorie i službene zabilješke. Predlaže se da se svi ostali materijali: pravilnici o odabiranju, izlučivanju i zaštiti arhivske i registraturne građe i njima pripadajuće posebne liste s rokovima čuvanja koje donose imaoci, zapisnici i rješenja o izlučivanju, popisi građe, i tome slično, odlažu odvojeno, s tim da se njihovo postojanje evidentira u matičnom listu. Očevidnici se odlažu po vrstama pravnih subjekata, odnosno djelatnosti. Sažetak podataka o imaocima i građi na čuvanju evidentira se na kartonima imalaca koji imaju organizacijsku i kontrolnu funkciju. Kartoni imalaca odlažu se u kartotečnu kutiju i vode kao kartoteka. Način i red odlaganja, te brojno stanje kartona imalaca u potpunosti odgovaraju rasporedu odloženih očevidnika. Detaljno obrazloženje o podacima i načinu vođenja evidencija o imaocima također će biti sadržano u naznačenom uputstvu i proslijeđeno svakom arhivu. Komisija za zaključke na svom je sastanku dotakla i problematiku kategorizacije i valorizacije registratura. Temeljne pretpostavke za valorizaciju i kategorizaciju arhivske i registraturne građe u nastajanju su: 1. racionalna i potpuna mreža arhiva, 2. dovoljan spremišni kapacitet arhiva, 3. što 214
