ARHIVSKI VJESNIK 25. (ZAGREB, 1982.)

Strana - 99

Davorin Eržišnik, Kriteriji vođenja evidencija o arhivskoj građi u nastajanju. Arhivski vjesnik, 25/1982. str. 97—99. forme vršenja nadzora nad građom izvan arhiva. Evidentiranjem imaoca utvrđuje se nosilac obaveza vršenja zaštite građe koja se u njega nalazi pohranjena i mjesto gdje se ona nalazi. Iznimno, za arhivsku građu koja nije nastala organskim formiranjem (zbirke arhivske građe) identificiranje se vrši prema imaocima građe. No, evidencije o toj vrsti građe propisane su i vode se odvojeno. * * * * Osnovni nosioci podataka o arhivskoj građi u nastajanju kojima se provodi zastupljenost kriterija stvaraoca i imaoca građe, jesu dosjei (očevidnici) imalaca i kartoteka stvaralaca građe. Dosje imalaca građe nosilac je ukupnih i iscrpnih podataka o građi koja se nalazi kod imalaca, a kartica stvaralaca građe nosilac je uputnih podataka o određenoj građi. Zastupanjem oba kriterija koristi se postojeća višestrukost evidencija koje se većinom vode, a ostvaruje sigurnost, potpunost i brzina informacije. Prva (ulazna) informacija o određenoj građi nalazi se na kartici stvaralaca građe. Samo postojanje kartice već je podatak da je stvaralac, odnosno građa, evidentirana. Üz elementarne podatke o stvaraocu građe (naziv, posljednja adresa i granične godine djelovanja), na kartici se nalazi obavezna uputa na dosje imaoca, koji sadrži ukupne i iscrpne podatke o građi. Vrijednost kratke, ulazne informacije može se ocijeniti ako ona ne postoji, te se traženje podataka o građi obavlja čitanjem dosjea. Zastupanjem oba kriterija u evidencijama i kombiniranjem kriterija po osnovnim nosiocima podataka ostvaruje se, osim neposrednih prednosti u radu (brzina, točnost i sigurnost), sustavnost organizacije evidencija. Ona se izražava u induktivnosti pristupa informaciji i u komplementarnosti osnovnih podataka. ZUSAMMENFASSUNG DIE KRITERIEN DER FÜHRUNG DER EVIDENZEN ÜBER DIE ARCIVMATERIALIEN IN ENTSTEHUNG. Der Autor betont die Bedeutung des Problems, und in Rahmen dieses, die sogenannte vorherige Integration, die Materialien der direkten und Indirekten Vorgänger, die Unzerstörbarkeit der Registratureinheiten, die Aktenwertung, die Notwendigkeit einer systematischen Organisation der Evidenzen. 99