ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)

Strana - 311

Međutim i u najnepovoljnijim slučajevima moći ćemo poslove približno točno planirati, ako raspolažemo potrebnim općim podacima o građi. Prvo i najvažnije jeste da znamo tko su i gdje su imaoci arhivske građe koje treba popisati. Valja nam, dakle, prethodno načiniti pregled (popis) takvih imalaca. Bez toga ne možemo uopće, a kamoli planski, ni započeti bilo kakav posao u vezi s građom. Drugi važan podatak je količina arhivske građe. O količini zavisi, pored ostaloga, trajanje popisivanja, a također i vrsta popisa, što ćemo ih načiniti. (Građu stariju, vrijedniju i onu u manjim količinama popišat ćemo detaljnije, a noviju i u većim količinama sumarnije.) Dalje su nam potrebni podaci o stupnju sređenosti građe, te o vrsti i starosti građe. Ako je građu potrebno više ili manje sređivati, da bismo je mogli popisati, to će utjecati na trajanje posla. Jednako će na trajanje posla utjecati i vrsta građe. Brže će se, u pravilu, popisivati npr. uredske knjige, geografske karte i planovi, te grafički radovi, nego isprave, spisi, predmeti i pisma. Potrebno nam je također znati na kojemu jeziku i kojim pismom je građa pisana. Ovaj podatak će nam reći koje stručne radnike valja na popisivanju angažirati, te da li arhiv raspolaže radnicima odgovarajuće stručne spreme, ili će morati da angažira vanjske suradnike. Valja ustanoviti hoće li, na koji način i u kojemu opsegu sam imalac sudjelovati u popisivanju svoje građe, što mu je i dužnost u smislu zakonskih propisa. Sudjelovanje imaoca utjecat će na vrijeme i iznos novčanih sredstava što će ih planirati arhiv. Ako raspolažemo ovakvim općim, grubim podacima planiranje evidentiranja arhivske građe izvan arhiva (broj radnih dana, novčana sredstva) bit će negdje točno, a negdje približno točno. Ako li ne raspolažemo takvim podacima, do kojih je bilo moguće doći jednom posjetom i zabilježiti ih u evidencije vanjske službe, tada će planiranje biti površno, nerealno, beskorisno i — neprihvatljivo. Od formalnih nedostataka planiranja spomenut ćemo kod nekolicine arhiva osnovnu i krupnu, administrativnu pogrešku, da na plan ne stavljaju nikakvih znakova koji jamče autentičnost toga dokumenta. Na planu nema tko ga je, gdje i kada načinio, nema broja, žiga ni potpisa, pa nekada ni naslova. Ovi znaci se nalaze na popratnom dopisu, koji predstavlja samo obavijest i sastoji se od jedne ili dvije beznačajne rečenice, a priloženi mu dokumenat — sadržajno i namijenski važan i bitan — go je i bezimen.

2 Ovakav postupak i shvaćanje strukture dokumenta u arhivskoj ustanovi, blago rečeno, začuđuje. Još godine 1967. prilikom započimanja akcije popisivanja arhivske građe izvan arhiva, bilo je dogovoreno da će akcija obuhvatiti i arhivsku građu koja je nastala i sakupljena kod vjerskih organizacija i ustanova. Pod ovim se smatralo prvenstveno više vjerske ustanove i organizacije (biskupije, pro vinci j alate, kaptole, eparhije

...) i one kod kojih ima starije i sakupljene građe, u čemu prednjače samostani. Zbog vrijednosti i važnosti njihove građe ovim ustanovama i organizacijama treba kod planiranja i popisivanja davati prednost pred župnim uredima i paro2 Isto se događa i s drugim dokumentima: izvještajima, statističkim podacima, raznim pregledima, odgovorima na upitnike i dr. 311