ARHIVSKI VJESNIK 16. (ZAGREB, 1973.)

Strana - 399

osobito u arhivima s novijom građom. No u arhivima sa srednjovjekovnim spisima treba težiti odnosu 1:1; jedan arhivist bi trebao dolaziti otprilike na 1 km građe, makar bi idealni omjer bio 1 arhivist na 400 tm srednjovjekovnih spisa ili na 500 tm novijih spisa. B. Mahieu iz Nacionalnog arhiva Francuske pokušao je detaljnije razraditi pojam rentabilnosti arhiva i njegov utjecaj na javno mišljenje. Arhivi indirektno doprinose državnim prihodima. Dr Rieger iz Nacionalnog arhiva USA zauzeo se za usporedbu rentabilnosti pojedinih arhivskih funkcija: čuvanja građe, škartiranja, nadgledanja itd. po nacijama. Kad bi dotatori imali pred sobom takvu komparativnu analizu po fazama arhivskog rada, vidjeli bi na kojem dijelu arhivskog radnog procesa treba pojačati tehnologiju. Predstavnik Državne arhivske uprave Demokratske Republike Njemačke, G. Exner, naglasio je da značenje arhiva stalno raste, i to u svim državnim djelatnostima, ekonomiji i kulturi. Arhivi u DRNj uštedjeli su u 1972. državi 45,000.000 maraka pronalaženjem razne tehničke i druge dokumentacije. Budžet arhiva u DRNj raste za 2—3% na godinu. Na ovu diskusiju primijetio je G. Duboscq da postoji i »intelektualna rentabilnost« arhiva, koja se ne može izraziti novčanim jedinicama. Npr., ako grupa učenika posjeti arhiv, u njima se razvija svijest o važnosti historijske dokumentacije. Ministarstvo kulture u Francuskoj raspolaže s 0,60—0,65 % državnog budžeta, a od toga opet 3—4°/o daje za arhivsku službu, dakle vrlo malo. S tim u vezi naveo je H. Dahm da usprkos stalnom porastu arhivskih budžeta — ponegdje je u SR Njemačkoj čak i do 20% na godinu — oni ipak još uvijek zaostaju za općim porastom budžeta za kulturu. Dr Evans (Nacionalni arhiv USA) opisao je zatim shemu funkcionalnog budžetiranja u svom arhivu, sasvim sličnu našoj. Za arhivske kalkulacije predlaže model od ovih varijabli: 1) starost spisa (stariji spisi traže više rada) 2) postojeća arhivistička obrada i informativna pomagala 3) stanje očuvanosti građe 4) fizički tip dokumenata (pergament, tonska vrpca itd.) 5) kako ga često čitači traže (ako se češće traži, treba npr. više manipulantskog rada) 6) da li je dotični fond već mikrosnimljen ili štampan? 7) Ukupna veličina arhivske institucije, broj spremišta. Na ovo je dr Zittel nadovezao da se moramo boriti da na mjeriv način izrazimo rentabilnost arhiva, tako da financijer shvati: što više arhivu dajem, stvarno više dobivam. Neka Okrugli stol arhiva dade obaveznu preporuku o minimalnoj stopi porasta arhivskih budžeta na godinu, uzevši pri tom u obzir koliki dio toga porasta u stvari ide na pokriće inflacije. Prodaja otisaka pečata mogla bi biti izvor prihoda za arhive. Tehnika nam mora biti značajna pomoć u smanjivanju personalnih rashoda. Moramo se zapitati ima li primjera da nova tehnika već daje veće efekte i smanjuje budžetske troškove? A. Mitkov iz Arhivske uprave Ukrajine naglasio je da su se arhivi SSSR od g. 1966. dalje počeli koristiti značajnim izvorom prihoda: sudjeluju u pripremi registraturnog materijala za predaju arhivima. Dr Evans je dopunio svoj opis funkcionalnog budžetiranja primjedbom da ono uključuje i ažurne tromjesečne izvještaje o učinku svakog odjela u arhivu. Mehanizam interne kontrole osniva se na jednom formularu od više dijelova; svaki arhivski službenik kroz čije ruke prolaze neki spisi i zadaju mu posla — npr. dežurni u čitaonici, koji ih izdaje čitačima — otkine odgovarajući dio, zabilježi svoj izvršeni rad i kasnije njima dokumentira svoj učinak. Jedan od dijelova toga formulara predstavlja ujedno i narudžbu za reprodukciju dokumenata. K. Schwebel (Staatsarchiv, Bremen) naglasio je da se komparativne studije o rentabilnosti arhiva ne mogu izraditi dok se ne sastavi katalog zadataka 399